【利用者インタビュー】オーダーメイドの勤怠管理システムで多様な働き方に対応

従業員の勤怠管理システムを制作いただきました。

勤怠管理や、それにともなう給料の計算が大変でした。

弊社のメイン事業は、高齢者のお住まいにお弁当をお届けするサービスです。

配達員さんの給料については、時給制をベースに、歩合給が加算される制度を採用しています。

配達員さんのモチベーションと、サービスの品質、どちらも最大限に保つためにはこの制度がベストではあったのですが……。

結果として、給与の計算が非常に複雑になってしまいました。

配達員さんごとに配達件数や走行距離を全て集計する必要があるのですが、毎日この作業だけで1～2時間がかかってしまうんです。

他の仕事にまで手が回らず、困っていましたね。

また、人間の作業ですから、どうしてもミスが発生することもあって。

どうにか対応できないものかと思っていたんです。

何をおいても、事務の手間が格段に減りました。

それまでは、配達員さんの日報を全て書き出し、Excelに入力後、走行距離や配達件数などを加味して計算する……という複雑な作業が必要だったんです。

それが、月初めに従業員さんの入力ミスなどがないか内容を確認したあとは、ボタンを押すだけで自動的に給料が計算されるようになりました。

手間が減ったのもそうですが、計算ミスも出なくなりました。

従業員さんにとっても、給料のミスは仕事のモチベーションに直結する部分ですから、その点も会社として安心できます。

結果として、業務の基幹に関わる部分が大きく効率化され、大変満足しています。

弊社の事業内容について、非常に早く理解していただいたことが決め手になりました。

実は、せるワザさんにお願いをする前にも、すでに10社程度と打ち合わせをしていたんです。

ところが「高齢者の方へのお弁当を配達するサービス」という事業形態をそもそもご理解いただけない企業さんもあったりして。

さらに、理解していただいても、Excel以外でシステムを作ろうとすると、オーダーメイドのシステムを制作するご提案をいただき、コストが高くなってしまったり。

うちではシステムを導入することは難しいのかな、と思っていたんですが、せるワザさんに相談したところ、すぐに「こんなシステムはどうか」とすぐにご提案いただけました。さらに、費用も予算内で収まるとのことで。

せるワザさんにお任せすれば間違いないだろう……と思い、すぐに依頼を決めましたね。

開発から納品まで、大きなトラブルもなく、安心してお任せできました。

実は、依頼の時点では、私たち自身も、一体どんなシステムを自分たちが求めているのかよく分かっていない部分が、少なからずあったんです。

せるワザさんには、その点も含めてお伝えしたのですが、すぐに具体的なシステム内容を提案いただけました。非常に満足度の高いヒアリングでしたね。

他にも、打ち合わせが「簡にして要を得る」内容だったのは嬉しかった。

ダラダラと何度もミーティングするのではなく、30分程度でサッと必要事項を伝達する、というような感じで。

必要以上に時間を取られることもなく、かといって報告がなさすぎて不安になることもなく、ちょうどいいバランスでした。

納品も、こちらが想定したよりも早くいただけました。

むしろ、せるワザさんに依頼する前の、10社と面談していた時期のほうが長かったぐらいです（笑）。

システムの使い方そのもので戸惑ったことはありませんでした。

もともとExcelなので、こちらでもある程度操作が分かっていますしね。

納品後、パソコン環境の違いなどが原因で出ていたエラーについては3～4回修正をいただきました。

それらについても全て迅速にご対応いただけましたし、特に不満はありません。

基本的に、事務作業がほとんど出ないような作りにしていただきました。

入力されるデータについては、従業員さんにもともと入力をお願いしていたデジタル日報を元にすることにしました。それらが自動で、Excelに反映されるようになっています。

事務側では月初めに、明らかな入力のミスがないかだけ確認すれば、あとは出力のボタンを押すだけ。

毎日1〜2時間の複雑な作業が出ていたことを考えると、劇的な変化です。

また、月初めに、職種ごとの概算の人件費が出るようにしていただきました。予算が組みやすくなり、この機能はありがたいですね。

現時点ではありませんが、今後、従業員の働き方や業務内容に変更が出たときは、そのつど修正をお願いしたいと思っています。

うちは食品を扱っているので、法律の改正などがあればシステム側に変更を迫られます。そのときは、また修正をお願いするのかなと。

そういう意味では、せるワザさんには、今後5年以上の長いスパンでお付き合いをお願いしたいと思っています。

「効率化には興味があるけれど、既存のシステムを使うとなると、うちの業態には合わない」と思っていらっしゃる企業さんです。

なおかつ、「オーダーメイドのシステムは、コスト的に難しい」と思われている方は、ぜひ検討していただきたいです。

今はいろんなところで「システム化」という言葉を耳にする時代ですよね。ただ、オーダーメイドで一からシステムを組むとなると、コストも時間もかかりますし、使い方を覚えるのも大変です。

でも、わざわざシステムを組まずとも、Excelの機能でできることってたくさんある。

私たち自身も、今回せるワザさんにシステムを作っていただいて「Excelって、こんなに複雑なことができるんだ」と驚いたほどですから（笑）。

多分、ほとんどの人は、Excelの機能のうち10分の1どころか100分の1も使っていないのでは、とも思うんです。

Excelなら、会社の業務内容や勤務体系が変わった際にも対応がしやすく、小回りがきくという利点もありますしね。

給料の計算が簡単になったので、販路の増加や、多様な働き方への対応を視野に入れています。

人力で計算していた頃には、多様な働き方や配達先に対応するのは難しかったですが、せるワザさんにシステムの制作をお願いしたことで、積極的に採用できるようになりました。

たとえば、配達先によっては、時給はなしで歩合給だけのほうが、従業員さんのモチベーションを高められるケースもあるかもしれません。そのときも、システムに修正を入れるだけで簡単に対応できますよね。

それから、今は働き手不足の時代ですが、今の時代、単純に高時給というだけでは人を集められません。

それぞれの生き方に合わせた勤務体系を提供することが必要なんです。

弊社でも最近、土日だけとか、平日の午前中だけといったシフトを希望される方も増えてきています。

システムに人を合わせるのではなく、時代や働き方に合わせて柔軟に変更できるシステムを選ぶことが、これからの時代は必要だろうと思っています。