【利用者インタビュー】属人的な作業が減り部署に余裕が生まれました

外注先の企業さまに対して、毎月、依頼した案件の概要と件数、費用をお伝えするための確認書をお送りしているのですが、その確認書を作成するツールを作成いただきました。

一番大きな理由は、集計のためにかかる時間と手間を減らしたかったことです。

もともと確認書を作成する際は、カレンダーに外注した依頼を書き込んでいたものを利用していたんです。カレンダーの内容をExcelに転記し、PDFとして出力後、外注先にメールでお送りする流れですね。

一つひとつの依頼について手作業で転記するため、この作業だけで毎月末には1〜2時間はかかってしまって。

お金のことがかかっているのでミスができず、神経も使いました。 
それから、カレンダーのどの情報を参照して、どんなふうに確認書を作っていたのか、担当の人間にしか分からなかったのも問題でした。

その人が月末に休んでしまうと、誰も外注先に確認書を送れなくなってしまうリスクがありますから。

毎月絶対に発生する作業なのにもかかわらず、手間がかかり、さらに非常に属人的な仕事になってしまっている。
なんとか改善できないものかと思っていました。

これまでは毎月2時間程度かかっていた転記作業が、30分ほどに短縮されました。
さらに、チームの誰もが、ミスなく簡単に同じ仕事をできるようになりました。

データを読み込ませてボタンを押すだけなので、これまでは担当者しか転記方法を把握していなかったのですが、誰でも転記とPDFの作成ができるようになりました。

当初抱えていた悩みが二つとも解消されたのは嬉しかったですね。

また、転記作業をする必要がなくなった分、新たな業務や、既存の業務のヘルプに手を回す余裕が生まれたのも助かりました。

もともとうちの部署に、過去、せるワザさんへ依頼をしたことのある人間がいたことが理由です。

その際にも、使いやすいシステムを作っていただいていたのを知っていましたので、今回の件についてもお任せして問題ないだろうと判断しました。

大きな不安やトラブルはありませんでした。

私たちの側もシステム制作依頼に慣れているわけではないため、したいことが伝わるのか不安になりながらの依頼でしたが、正しく意図を汲んでいただけて安心しました。

また、システム開発が始まってからも、こちらがお伝えし忘れていた情報や、確認が必要な情報についてはせるワザさんから箇条書きで質問をいただき、そこに回答をしていく形を取っていただきました。

こちらが逐一指示をしたり、多くを考えたりする必要がなく、非常に楽でしたね。

納期についても、予定より前倒しでいただけました。
トータルで見ても、開発中の不満点は特にありません。

非常に満足しています。

システム自体の使い方については、最初に軽くご説明いただきました。
ただ、参照するデータを選択して、出力ボタンを押す程度のもので、難しいとか、慣れが必要とは感じませんでしたね。

その後、部署内で使い方を共有した際にも、スムーズに引き継げました。
システムそのものについては、納品いただいてから1点だけ修正をお願いしました。

印刷の範囲設定についてだったのですが、これについては、相談したところすぐにご対応いただけましたので、不満はありません。

依頼時には、もともと作成していた確認書と同じようなものが作れるように、という目標がありました。

ただ、参照するデータについては、従来のようにカレンダーから転記するのではなく、弊社が使っている顧客管理システムから取得することにしました。

また、出来上がったPDFについては、全ての外注先のPDFを一括で出力できるようにしていただきました。

これまでは会社ごとにタブを作成し、タブごとに一件ずつPDF化する作業が発生していたのですが、これがそれなりに面倒でした。

一括出力は、時短やミスの削減につながっていると感じますね。

ただし、案件の修正や追加の工事が入ることもあるため、個別の会社ごとのPDFを出す機能も維持していただきました。

現時点では、特にありません。

強いて言うなら、PDFで確認書を出力したあと、外注先の企業にメールを送信するところまで自動でできる機能が付けば、さらに業務が効率化できただろうとは思うのですが。

ヒアリングの際にご相談したのですが、弊社の利用しているメールソフトとの相性の問題で難しいことが分かりました。

もしも対応した際には、ぜひ、メール送信までできるように修正を依頼できればと思っています。

人というより、システムを導入するべき事務作業の見極め方になるのですが……。

事務作業のうち、毎週、もしくは毎月対応しなければならないルーチンワークって、どんな会社にも少なからずありますよね。

その作業に時間を取られてしまい、他の業務にまで手が回らないと感じている場合は、システムの導入によって大きく業務の時間短縮ができると思います。

ミスが減るのはもちろんですし、弊社のように、作業が属人化するリスクも減らせます。
全体的にかなり楽になりますから、ぜひおすすめしたいですね。

毎月末に必ず発生していた単純作業が一つなくなったことで、その分、単純作業から、頭を使う作業にシフトできました。

今は、確認書の作成以外にも効率化できる業務がないか調査をしています。
効率化できる業務が見つかった際には、ぜひせるワザさんにお願いしたいです。

……というより、実はすでに、依頼したい作業がいくつか見つかっていて。

近いうちに依頼するのではないかと思っています。