Excel→CSV→Google Calendarインポートを覚えておくと、予定表の一元管理にとっても便利

Excel→CSV→Google Calendarインポートを覚えておくと、予定表の一元管理にとっても便利

Excel→CSV→Google Calendarインポートを

覚えておくと、定表の一元管理にとっても便利

普段、どのツール(手帳/デジタル)を使って、スケジュールを管理していますか?

個人の好みや使いやすさ、業務連携のしやすさ、などで一長一短がありますので「コレが一番!」とエコひいきするものではありません。ただ、もしスケジュールをデジタルで管理しようとするなら、Google Calendar(グーグル・カレンダー)を軸にしておくと、とても便利ですよ。

<便利ポイント1>  WindowsのOutlookとsync(同期)できます。

※方法については、Microsoftサポートの関連ページをご参照ください。

※Outlookのデータを、Google Calendarで同期させるためには、Google側で有償G suiteを使用する必要があるようです。

<便利ポイント2>  業務用SNS(Chatwork/サイボウズなど)のカレンダー・エクスポート機能を使えば、業務スケジュールとプライベート・スケジュールを一元管理して、予定ダブルブッキングのリスクを下げられます。

※ただし、職場セキュリティ・ポリシー上、エクスポート機能利用が認められている場合。

<便利ポイント3> スマートフォン、スマートウォッチとカレンダー共有ができます。

AndroidスマートフォンはGoogleのOSなので、もともとGoogle各ツールと親和性が高く、ほぼすべてのGoogleデータを連携できます。iCalendar(Apple Mac OS/iOSでも使われている形式)でエクスポートもできますから、Windows/Mac問わず、デスクトップ/ノートPCのカレンダーを、スマートフォン、スマートウォッチと簡単に連携できます。

※連携方法は、Google Workspace ラーニングセンターの関連ページをご参照ください。

※猛者(もさ)は、Apple WatchのSiri(音声アシスタント)にスケジュールを声で読み上げて、時計→スマートフォン→PCの順で同期させ、ノートパソコンでスケジュールを活用しておりました。

カレンダー化できていない予定は、Excel→CSV→インポート

とはいえ、すべてのスケジュールがデジタル化できていないことは事実。たとえば、紙でくばられた資料中の日程表や、会議や口頭、電話などで伝えられた予定など。WebページにHTMLで掲載された予定表も、自身のカレンダーにスケジュール化できていない、という意味では、紙の日程表と同じですね。

Google calendarに限らず、多くのデジタル・カレンダーには「csvインポート」の機能が備えられていますから、取り込みできる形式のcsvファイルをExcelで作成して、軸となるデジタル・カレンダーに放り込んでおきましょう。

以下、Google calendarへ、Excelで作成したスケジュールをインポートする方法について解説します。

Excel→CSV→Google Calendarインポートを覚えておくと、予定表の一元管理にとっても便利
※PC版Google Calendar入力画面

右上の ? マークをクリックして、検索窓に「.csvファイルの作成と編集」と入れて検索すると、インポートできるデータの形式について解説が記載されています。

Excel→CSV→Google Calendarインポートを覚えておくと、予定表の一元管理にとっても便利

Googleの解説どおりに、スケジュールデータを作成しました。

Excel→CSV→Google Calendarインポートを覚えておくと、予定表の一元管理にとっても便利

ファイル形式:CSV UTF-8(コンマ区切り)(.csv)で保存 ※UTF-8とは?

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[Google Calendar]→[設定]→[インポート/エクスポート]→[パソコンからファイルを選択]→[インポート]  

はい、いけました!

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あれ? いけてない…(機械翻訳マニュアル「あるある」現象ですが、マニュアル通りにデータを作ると、動かないことが時々あります。Windows版/Mac版ともに同じ結果となりましたので、おそらくGoogleマニュアル例示の誤りだと推測されます)。

Excel→CSV→Google Calendarインポートを覚えておくと、予定表の一元管理にとっても便利

何通りかの方法を試したところ、日付、時刻データから漢字(2バイト文字)を削除したら、うまくインポートできました

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スマートフォン、スマートウォッチともsync(同期)していました。

Subject(主題):例・期末試験

Description(説明);例・多肢選択式問題 50 問と小論文 2 問

などは漢字、2バイト文字でもインポート、表示できますが、日時、時刻などに漢字を含めない方がよいようです。

ちなみに、Google Calendarのシステムは漢字(2バイト文字)のヘッダを扱えませんので、インポート用csvの1行目(項目)情報は、必ず英語表記でなければいけません。ご注意ください。

<インポート用CSVデータへの入力項目>

Subject予定の名前例: 期末試験
Start Date予定の開始日例: 2023/05/30
Start Time予定の開始時刻例: 10:00
End Date予定の開始日例: 2023/05/30
End Time予定の終了時刻例: 13:00
All Day Event終日の予定かどうかを示します例: False
Description予定についての説明またはメモ例: 多肢選択式問題 50 問と小論文 2 問
Location予定の場所例: Columbia, Schermerhorn 614
Private予定を限定公開にするかどうかを指定します例: True
※このうち、SubjectとStart Dateは入力必須項目です。

Excel→CSVで、カレンダー化できていないWeb情報を一括インポート

この方法を応用すると、Webからの情報を、どんどん自分のデジタル・カレンダーへ取り込むことができます。例を見てみましょう。

日刊工業新聞電子版では、全国主要見本市・展示会一覧をWebで公開しています。

イベントスケジュール

この情報から、自社の業界に関係しそうなイベントをExcelで抽出して、csv→インポートすればよいのです。必須項目は主題と開始日だけですから、先々の予定で、細かいことが決まっていなくても大丈夫。カレンダーへ放り込むのは「忘れない」ためだけのことですから、日程が近くなって、イベントの詳細が分かったら、その情報を追記しましょう。

まずは、Webから1年先以降の予定をExcelへ転記します。

Excel→CSV→Google Calendarインポートを覚えておくと、予定表の一元管理にとっても便利

このWebサイトでは、日付の表示が2023年2月1日~3日となっています。ここから、イベント開催初日のシリアル値を求めるための関数は

=VALUE(LEFT(セル番地,FIND("~",セル番地)-1))

となります。セルの文字列”2023年2月1日~3日”からFIND関数で~(チルダ)を探し出し、その1文字左までをLEFT関数で抽出します(2023年2月1日)。最後にVALUE関数で、文字列2023年2月1日のシリアル値(44958)が求められ、Google Calendarへ取り込めるcsvが作れるようになりました。

Excel→CSV→Google Calendarインポートを覚えておくと、予定表の一元管理にとっても便利

インポート用のデータに整形できました。

Excel→CSV→Google Calendarインポートを覚えておくと、予定表の一元管理にとっても便利

Google Calendarにインポートして、PCでも、スマートフォンでも、スマートウォッチでもスケジュールが共有できるようになりました。

まとめ:ExcelからGoogle Calendarにインポートすると、スケジュール一元化、予定ダブルブッキングの防止に効果的です

やはり手書きの手帳が大好き、という方もいます。Excelは、手書きの手帳に対しては何も打つ手をもちませんが、デジタル・カレンダーとの連携には大きな効果を発揮します。

デジタル・カレンダー自体は、お好きなツールを利用すればよいと思いますが、もしデジタルを使うなら、ぜひExcel→csv→インポートの手段を活用して、全スケジュールを一元管理することを目指してください。ダブルブッキングのリスクが減ること間違いナシ、ですよ。

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