ノン・プログラマー、仕事のためのマクロ・VBA(7) ファイル名取得VBAは、業務引き継ぎに便利

投稿日 2022年5月2日
更新日 2022年10月9日
著者 root

「囚人のジレンマ」というゲーム理論をご存じですか?

組織(会社)の全体最適と、個人(自部門)の利益が相反することが多々あり、どちらの選択肢を取るべきか、判断に苦しむ場面のことをさします。転勤や転職、新入社員を受け入れたりする場合に、「ていねいな引き継ぎ資料を作るかどうか」ということも、じつはこの「囚人のジレンマ」理論で説明できます。

つまり、会社のことを考えれば「モレない引き継ぎが必要」と分かっているものの、そのことで異動・転職前後、ただでさえあわただしい自分の時間が、さらにくわれてしまうことになります。引き継ぎ資料の作成は、できれば簡単にすませてしまいたい!、という本音をお持ちの方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、最低限の申し送りを効率的に行うために、VBAで簡単にできる「引き継ぎファイルの見える化」について解説します。

Excel VBAでファイル名を取得すると、必要書類の見える化ができます

たとえば、同僚などに自分の仕事を引き継ぐことになった場合、まずは受け渡しする業務書類ファイルを、「引き継ぎフォルダ」などにまとめます。

ノン・プログラマー、仕事のためのマクロ・VBA(7) ファイル名取得VBAは、業務引き継ぎに便利

たとえば、この“hikitsugi”フォルダの中には、

A社見積請求書.xlsx
アルバイトシフト表.xlsx
社内りん議テンプレート.xlsx
小口経費精算.xlsx

という4つのファイルが含まれているとします。

同じフォルダ内に含まれているファイル名を抜き出して、Excelシートに一覧化するマクロ有効ブック”list.xlsm”を別に用意し、VBEで、下記のようなVBAプログラムを記述します。

(引き継ぎ前提なので、プログラムの説明コメントも、できるかぎり第三者に分かりやすいように、こまかく書き込みましょう。)

Sub ファイル名取得マクロ()

    Dim buf As String
    Dim cnt As Long
    
     'buf:バッファ(データの一時的な置き場)
     'list.xlsmに書き出す「ファイル名」を一時的に格納しておく変数

     'Cnt:Do While ループを1回ずつ繰り返すためのカウンター変数

        Const folderpath As String = "C¥(フォルダを作成した場所(フルパス))¥hikitsugi¥"
         'Const folderpath: 特定のフォルダパスを指定する定数宣言
        
        buf = Dir(folderpath & "*.xlsx")
        'Dir関数:指定する場所に、ファイルが存在するかどうかを判定する関数
        '引数に指定したファイルが存在すると、Dir関数はそのファイル名を返します。
        'Dir関数にワイルドカード(*)を指定してループをかけると、
        'ループ2回目以降は、前回にDir関数が返したファイルを除外して検索します。
        '条件に一致するすべてのファイルを返した後、Dir関数は空欄(“”)を返します。
        
        Do While buf <> ""
        'Do Whileループで、指定するフォルダ内の該当ファイルを繰り返し検索し、
        '検索結果が空白(“”)になるまで、
        'そのファイル名をlist.xlsmのシートに1行ずつ転記していきます。
            
            cnt = cnt + 1
            Cells(cnt, 1) = buf
            buf = Dir()

        Loop

End Sub

このVBAを実行すると、list.xlsmには、次のようなリストが生成されます。

このシートへ、ふきだしコメントを足すなり、行や列を挿入して申し送り事項をメモしておけば、それだけで立派な引き継ぎ資料となるわけです。

Thisworkbookプロパティを使うときは、フォルダ作成場所に注意

ちなみに、先のプログラムでは、

Const folderpath As String = "C¥(フォルダを作成した場所(フルパス))¥hikitsugi¥"

で、引き継ぎ用フォルダを作成した場所(フルパス)を指定しました。カンのよい方でしたら、「引き継ぎ資料」とlist.xlsmを同一フォルダに入れておけば、「Thisworkbookプロパティ」が使えるんじゃないか?と思うかもしれません。その通りです。

ただし、Windows10以降では、「ドキュメント」や「デスクトップ」フォルダなどの書類/データを、自動的にクラウドサービスOneDriveに同期することが標準設定となっており、このクラウド同期設定を解除しない場合、Thisworkbookプロパティは機能しません。参照すべきファイル格納場所へのパスが、ローカルPCのフルパスではなく、https://d.docs.live.net/ からはじまるクラウド上のWebパスとなっており、Thisworkbookプロパティでは、これに対応することができないからです。

※厳密に言えば、VBAでWebパスをローカルのフルパスに置きかえる構文を作ることも可能ですが、複雑になりますので、この記事ではその説明は省かせていただきます。

このマクロを使ってファイル名一覧を作成する場合には、ご自身のローカルPCに引き継ぎフォルダを置いて、必要書類がすべて一覧化できてから、そのフォルダごと引き継ぎ相手に渡すようにしましょう。