Power Automate DesktopとExcel連携(5) PDFで入手した表(テーブル)は、PADでExcelに取りこみましょう!

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Power Automate DesktopとExcel連携(5) PDFで入手した表(テーブル)は、PADでExcelに取りこみましょう!

以下のPDFデータ(月例経済報告主要経済指標)を活用して、新しい資料や提案書を作成するとしたら、どうやってこの数値を読みこみますか?

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根性? 転記?

そろそろ、そういうのやめましょうよ。

表が1枚だけだったら、数分の作業かもしれませんが、10枚あれば作業時間は10倍ですよ!! 今回は、2022年2月のPower Automate Desktop(PAD)アップデートから使えるようになった「PDFから表を抽出する」機能について説明します。

PDFの表を、コピペ(コピー&ペースト)でExcelに転記するのは困難

ちなみに、上の表は「画像化」されていないので、PDF表示ソフトウエアで、各文字をドラッグすることができます。

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しかし、それをコピーして、直接Excelに貼っても、構造がぐちゃぐちゃになってしまいます。

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「元の資料を復元する」にはほど遠い結果です。

この課題を解決するために、以前から「PDF書類をMS office(Excel/Word/PowerPointなど)上に復元する」有償ソフトウエアは、いくつもリリースされていました。しかし、2022年2月のPADアップデートにより、Windows10,11標準無償ソフトであるPADを使っても、PDFの「表」が”そのまま”Excel転記できるようになったのです

ポイントは、この2022年2月アップデートで実装されたPADの新機能、ColumnHeadersRowプロパティです。ざっくり言うと、表(テーブル)形式の”列方向の見出し”を、1つの変数として持てるようになった、ということです。

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そこで、このColumnHeadersRowプロパティを利用して、PDF表をExcelブックに読みこんでみましょう。

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1.元のPDF表(テーブル)をPADへ読みこんで、ExtractedPDFTables変数に格納します。

2.Excelを起動します。

3.For eachループで、表(テーブル)の行数分だけ、DataTable(表の数値)をExcelワークシートに書きこみます。

4. 3.と同時に、For each内にDataTable.ColumnHeadersRow(表見出し)を書きこむアクションを追加しておきます。

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↑こうなりました。

官公庁統計資料PDF特有の汚れたデータなので、セル結合やマイナス表記がうまくワークシート上に反映されない不具合は残りますが、単なるコピペよりは、はるかに表としての復元度合いが高まっています。

PDFのメンバー表をOutlook/グループウエア連絡先へ取りこむのにも便利

この機能を応用すれば、メンバー表や住所録を、他ソフトウエアなどで活用できるようにもなります。例えば、PDFでしか配布されていない以下の住所録(ダミーです)。

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同じPADフローで表(テーブル)をExcelに読みこんでみたところ、こうなりました。

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PDF書類では、ただながめることしかできなかった連絡先が、Excelデータ化されることで、csvなどで他ソフトウエア連携に活用できる情報になりますね。

まとめ:有償ソフトウエア領域だったPDF表(テーブル)のExcel読みこみも、PADでできるようになりました!

社内ではMS officeソフトで作成された資料をやり取りすることが多くても、社外との連絡やオープンデータ検索では、PDFだけを入手できるケースがほとんどです。これらPDF資料も、活用してはじめて有益なデータとなりますので、編集しやすいように、どんどんExcelに取りこみましょう。

PDF資料の読みこみには、以前は有償ソフトウエアを用意する必要がありましたが、現在は、かなりの部分を、無償PADで代用できます。ColumnHeadersRowプロパティの使い方もおぼえて、PDF表(テーブル)データを、活きた数値に変換しちゃいましょう!!

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