【利用者インタビュー】営業のブラックボックスをシステムで解消

うちは営業部なのですが、営業案件と、成績情報の管理ツールを作成いただきました。

弊社は、他社の顧客管理用パッケージソフトを購入・使用しているのですが。

そのソフトから出力できるデータをもとにして、弊社に必要な情報だけを抜き出したデータを自動で作成するツールです。

営業担当の商談がブラックボックス化していたことです。

それぞれの営業担当がどのように商談を進めているのか、具体的なところが分からないため、業務のプロセスやノウハウを部署内で共有できませんでした。

「とにかく頑張ってこい」と言うだけでは教育方法として無責任ですし、かといって全ての商談に自分が付いていくわけにもいきません。

この状況を改善するために顧客管理用のパッケージソフトを導入したのですが、機能や閲覧できる箇所が非常に多く、情報分析には不向きでした。

弊社の営業部に必要な情報だけを分析するため、情報を絞り込んだデータを自動で作成できないかと悩んでいました。

はい。出力されたデータを分析することによって、受注成績の高まる質問内容が分かってきました。

たとえば、見込み顧客の状況を最初にヒアリングする際に「機材導入の時期」を聞いている商談は、案件を獲得できる確率が非常に高いことが分かったんです。

このため、成績がふるわない営業担当には「最初のヒアリングのときに導入時期を聞いてみてはどうか」とアドバイスができるようになり、受注獲得の再現性が高まりました。

もちろん、ヒアリングで営業担当者が見込み顧客に聞いてきたことは全てパッケージソフトの中にデータとして残っているのですが。

やはり抽出された形でないと、どのデータに価値があり、どのデータにはないのかということがパッと見て判別しづらいわけです。

かといって、分析のためにパッケージソフトの中に入っている有益そうな情報を全て手入力して分析するとなると、煩雑すぎてとても手が回りません。

今回作成していただいた営業管理ツールは「頼れる分析サポートツール」として重宝しています。

一番大きな理由は、価格設定が良心的だったことです。

今回システムを作成するにあたって複数の業者さんに見積もりを取っていただきましたが、せるワザさんの出していただいたお見積もりは、一番お値打ち感がありました。

また、ヒアリングの時点でシステムの内容を具体的に言語化していただけたことも安心につながりました。

実は、私たち自身も依頼する時点ではどんなツールを作りたいのか不明瞭な部分があったんですが、せるワザさんにご提案いただいたことで具体的なイメージが固まってきました。

弊社の営業部にオーダーメイドのシステムが、手頃な価格で作成できることから利用を決めました。

こちらの負担がほぼ出ない形で作業いただいた印象です。

一番時間がかかったのは、システムの概要をこちらからお伝えするまでですね。それ以降の細かい調整点などについては、せるワザさんからそのつど質問をいただけました。

いただく質問も箇条書きで分かりやすいものでした。

口頭で情報を共有したほうが効率よく意思疎通できると判断した場合、こちらからビデオミーティングをお願いしたことも2〜3回ありましたが、それも短時間で終わりました。

普段の業務と並行しながらの依頼でしたが、修正や指示などを負担に感じることはほとんどありませんでした。

非常に満足しています。

こちらから出した依頼は、出力してほしい情報や内容だけをお伝えして「細かい体裁はうまく整えてください」というざっくりしたものだったのですが。

期待通り、直感的に利用できる分かりやすいシステムを作成いただきました。

数点の修正点はありましたがどれも迅速に対応いただけましたので、特に不満はありません。

出力するデータの内容や出しかたにはこだわりました。

たとえば、個人の営業成績や平均案件受注数などが閲覧できるのはもちろんのこと、これらのデータをグラフにして表し、目で見ておおよその成績が把握できるようにしました。

営業管理ツールについては、分析にかけたい項目が変わったときに修正をお願いする予定です。

実は、1度すでに項目を減らす依頼もしているんです。

弊社にとってより良い形での分析ができるよう、今後もこまめに修正を依頼していきたいですね。

「自動で働く、頼れる分析補佐官」が必要な事業や部署は、重宝すると思います。

弊社のようにパッケージソフトを利用している企業さんで、データ自体は蓄積されていても、その分析にまで手が回らないところは少なくないと思うんです。

ただ、データを分析してみることで、これまで共有されていなかった知識やノウハウが発見できる可能性って大いにあるわけですよね。

VBAを利用すれば、分析に必要なデータをシステムが集計してくれます。

分析以外でも、CSVデータを出力する機能がついているソフトであれば、それをもとにシステムを作れるので、利用しない手はないと思っています。

営業成績の管理ツールについては、今よりも利用頻度を上げ、頻繁に営業担当者と面接する形も考えられると思っています。

データの出力自体はいつでもできますからね。

会議や面談の機会を増やしていくかどうか、今後も最良の形を模索していきたいと思っています。