仕事がススむ関数(15)Microsoft 365で使えるIMAGE関数は、Excelワークシート上で画像管理するのに便利

しかし、本来Excelは画像ソフトではないので、ワークシート上に画像ファイルを貼り付けて成形する作業は、面倒ではありませんか?

この記事では、そんな時に役立つ、2022年夏にリリースされた新関数IMAGEについてご紹介します。

Excelワークシート上で関数を使わずに画像管理をするのは面倒です

たとえば、以下のような社員名簿があるとします。

※氏名は個人情報テストデータジェネレータから自動生成されたダミー姓名、画像はいらすとやイラストを使用した架空の名簿です。

これは名簿サンプルですが、ほかにも、商品台帳や支店住所一覧のように、様々な業務用リストで、テキストと画像情報がくみあわされています。

しかし、手作業でワークシートへ画像を貼るのは、手間がかかりませんか?

一般的な手順は、

(1)画像ソフトから元画像をコピー。クリップボードに保存された画像情報を、Excelワークシート上で貼り付け。

(2)貼り付けるセル番地へと移動し、マウスを使ってサイズを調整します。

上記2つの操作が、1つのレコードごとに必要です。

1レコード(名簿1人分の情報)で画像管理するのにかかる時間が1分として、上図のダミー名簿は10人分ですから、せいぜい所要10分くらいでしょう。

しかし、100人の会社(部署)だったら? あるいは、1000人の会社(部署)だったら?

「画像貼り付け作業をしなさい」と命じられることは、「今夜はお前を帰さないぜ、ベイベー」と職場からいわれているようなもんですね。

さて、困った…

新関数IMAGEでは、引数にWeb_URLを指定して画像を自動で読み込めます

そこで、IMAGE関数の登場です!

構文は、

=IMAGE(source, [alt_text], [sizing], [height], [width])

※Microsoft公式サポートページより転載

となり、この関数で呼び出す元画像は、Excelに貼り付けてあるのではなく、特定のパス、もしくはWebサーバーなどに保存されており、URLで指定します。

alt_textは、Webアクセシビリティを高めるための文字列。sizingは画像のサイズを調整するための引数ですが、いずれも省略可能です。sizingの引数を省略した場合、自動的に「画像縦横比は維持したまま、サイズ(大きさ)はセルに合わせる」という設定になります。

そこで、先にExcel上にポートレート写真をペタペタ貼り込んで作成した名簿を、IMAGE関数におきかえると、以下のような記述になります。

ちなみに、今回人物イラストをいらすとやから借りているので、画像URLはいらすとやサイトURLを、ダブルクォーテーションマークでかこって入力しています。

このサンプルでは、IMAGE関数が指定の画像を読み込んでいない?ように見受けられますが、じつはこの作業は、インストール版Excel2019でおこなったもの。 残念ながら、まだほとんどのインストール版ExcelはIMAGE関数に対応しておらず、おもにMicrosoft365版でのみ使用できる機能のようです(Microsoft 365を契約していないユーザーは、無料のExcel onlineで使用することができます。セル上で、実際に=IMAGEと入力して、候補関数にIMAGEが上がってくるようであれば、使用可能です）。

画像の縦横比は変えず、セルの大きさにあわせて、URLで指定された画像が自動で読み込まれていますね。ということは、手動コピー＆ペーストしていた時に必要だった(2)の作業(※ワークシート内で移動しリサイズ)が必要なくなるため、その分、1レコードあたりの処理速度が速くなります。レコード数が、10件、100件、1000件とふえれば、この差は大きくなりますよ。

画像管理に関数を使うとExcelワークシートでの画像活用方法が広がります

IMAGE関数の便利なところは、単にコピー＆ペーストの手間をはぶくことばかりではありません。”関数”なので、他の関数への入れ子にしたり、データの入力規則と併用して分岐させたり、というように、画像を”操作対象”にできるのです。

たとえば、1シートにまとめられていたサンプル名簿を、ドロップダウンリスト形式で分岐させる検索シートに変更してみましょう。

社員番号を検索キーとして、VLOOKUP関数で、名簿から氏名・メールアドレス・社用携帯番号・写真を取り出すシートを作ってみました。 IMAGE関数を使えないダウンロード版Excelで、ぺたぺたとコピー＆ペーストした画像は、VLOOKUP関数の操作対象とならないため、VLOOKUP関数で対象セルを指定しても 0 (データなし)と返ってくるだけです。またぺたぺたしなおさなければいけませんね。

Microsoft365、もしくはExcel onlineでIMAGE関数を使って読み込んだ画像は、”操作対象”とすることができます。同じことをExcel onlineで実行すると、画像もちゃんとセル情報として、VLOOKUP関数の検索対象になりますよ。

ドロップダウン・リストで社員番号を切り替えると、別の社員の写真が読み込まれます。

IMAGE関数を使った画像管理と手作業と、どちらの方が便利でしょうか?

一目瞭然ですね。

業務で使用する画像の多くは、単なるおかざりではなく、スペックなどのテキストとひもづいた”情報”の一部であることが多いので、関数で操作できるようになると、利便性が格段に向上するのです。

まとめ

仕事で使う画像の管理は、Microsoft 365/Excel onlineで使えるIMAGE関数にまかせてみましょう

やはりExcelは画像処理ソフトではないので、ワークシート上で画像を管理することは面倒です。もし仕事で使っているExcelがMicrosoft 365ならば、ぜひ新関数IMAGEを使ってみましょう。

そして、業務で使用する画像は、直接ワークシートに貼りこむのではなく、Web上の別の場所に保存して、IMAGE関数で読み込んでみましょう。”操作がラク”というだけではなく、画像自体をExcel操作対象とすることができるため、台帳などの表現力が大幅に向上します。