面倒くさい定型語句のくりかえし入力に、ユーザー設定リストを活用しませんか

ユーザー設定リストがあれば、オートフィルでラクラク自動入力

オートフィル機能は、使っていますよね?

たとえば「月」、もしくは「月曜日」と入力されたセルを選択して、セル右下のフィルハンドル(四角のマーク)を下(右)へドラッグすると、火(火曜日)、水(水曜日)、木(木曜日)というように、連続データが自動入力されます。

「1月」と入力されたセルを選択して、下に12列以上ドラッグしても「13月」「14月」など、実在しない月数が表示されないのは、Excelがあらかじめ設定リストをもっているからです。

［ファイル］→［オプション］→［詳細設定］→［ユーザー設定リストの編集(O)…］の順にクリックしてみてください。

ほら、曜日と月数の設定リストが、ちゃんとありましたよ。

日時などの汎用的なリストは、初期段階からすでに設定されていますが、ここに自分の仕事へ直結するリストがあると、入力作業が軽減される気がしませんか?

実際にやってみましょう!!

たとえば、社内の部署名一覧。

• 経営管理部
• 人事部
• 総務部
• 経理部
• 購買部
• 第一営業部
• 第二営業部
• 第三営業部
• システム部
• 国際部

という10部門が、社内にあるとします。

［ユーザー設定リスト］のダイアログボックスを表示させたら、

①［リストの項目(E):］に追加したいオリジナル・リストを手入力して［追加(A)］

をするか、 ②Excelワークシート上に、あらかじめ追加するリストを用意して、［リストの取り込み元範囲(I):］で範囲選択→［インポート(M)］→［OK］をクリックします。

経営管理部から始まる10部門が、オートフィルで自動入力されました。

同じようなオリジナル・リストは、ほかに「支社・支店リスト」や、「売れ行き上位商品リスト」などにも応用すれば、業務書類の作成負荷をさげられる可能性があります。

ユーザー設定リストは、並べかえでも役立ちます

ユーザー設定リストは、オートフィルによる自動入力を可能にするため、書類作成業務を軽減してくれます。ただし、よほど巨大な(データ数が多い)オリジナル・リストでないかぎり、オートフィル化による時短効果は、微々たるものです。

じつは、オリジナル・リストの本当の便利さは、並べかえをしてはじめてわかるのです。

たとえば、部署名がバラバラな、100人分の社員情報があったとします。

↑ 個人情報テストデータジェネレーターが自動生成したダミーデータで、実在する個人を特定するものではありません。

これを「部署名」をキーにして並べかえる時、順序を「昇順」もしくは「降順」にすると、部署名よみがなのあいうえお順に並べかえられます。

しかし、社内資料でその序列は、本当に便利でしょうか?

ところが［順序］→［ユーザー設定リスト…］を指定してから［OK］ボタンを押すと、先にインポートしておいたユーザー設定リストの順番どおりに並べかえてくれるのです。

たとえば、社内役職名でソートする場合を考えてみましょう。「常務と専務と、どっちがえらいか?」、「副主事と副主任は、どちらを優先させるべきか?」etc.、そんなことをExcelや生成AIは知りません。そこを人間が判断して、社内序列に適合したオリジナル・リストが事前に作成できていれば、上席も大満足の資料ができあがりますね。

あとは、常務取締役を運転士さん(乗務)に取りちがえる凡ミスさえしなければ…

まとめ

ユーザー設定リストは、時短のためだけでなく、機械が判断できない暗黙知を序列化するのにも役立ちます

月のデータを、オートフィルで13列以上ひっぱっても、連続データが12月までで止まるのは、リスト制御が効いているからです。このような制御は、なにも日時や曜日、月数などの汎用データだけに有効なのではなく、業務に必要なキーワードにも適合させることができます。

そして、ユーザー設定リストをオリジナルで作るメリットは、オートフィルによる時短だけではありません。
あいおうえ順や、数値の昇順・降順だけではない、人間の暗黙知に沿った並べかえが可能になります。
これは、社内職階にかぎらず、あらゆるビジネス場面で必要になる、暗黙知の序列化に応用できるのです。