カンタンな検索システムなら、AccessではなくExcelにおまかせ!

2024年7月30日

Microsoft Access、使っていますか?

すでにAccessなどの高度なリレーショナルデータベース管理システム(RDBMS)を使いこなしている方には、本記事は物足りないと思いますので、どうぞスキップしてください。

Accessを使ってないけれど、業務用データベースを作成したい！と考えている人には、ちょっと役立つTipsがあるかもしれませんので、すこしお付き合いくださいね。

今回は、Excelで、マクロも使用せず関数だけで、カンタンな検索システムを作った事例について、ご紹介します。

ExcelとAccessは、どう使い分けますか?

ExcelとAccessは、ともにMicrosoft Officeの一部で、データ管理や分析のためのアプリ(ソフト)です。

しかし、両者は異なる目的と機能を持っていますので、以下に、それぞれの特性とメリット・デメリットを整理してみましょう。

〔Excel〕

特性；Excelは表計算ツールで、数値計算、データ分析、グラフ作成などに適しています。VBAを使用して、カスタム関数やマクロを作成することも可能です。

メリット；Excelは直感的で使いやすく、初心者でもすぐ使いこなせるようになります。データ視覚化も容易で、フィルタリングやソートなどの基本的なデータ操作が可能です。

デメリット；.xlsxファイルでは、ワークシートの最大行数が1,048,576 行ですから、大量のデータ（100万行以上）を扱えません（100万行以下（数10万行）のデータでも、Excelメモリ上で編集、検索、加除訂正するのはかなり難しいでしょう）。また、複数ユーザーが、同時にデータ編集することも困難です。

〔Access〕

特性；Accessはリレーショナルデータベース管理システム(RDBMS)で、大量のデータを効率的に管理し、複雑なクエリを実行することができます。

メリット；Accessは大量データを取り扱うのに適し、データ整合性をたもつ機能があります。複数ユーザーが、同時にデータを編集することも可能です。

デメリット； Accessを初心者が使いこなせるようになるまでには、かなり学習・訓練を積む必要があるでしょう。データ視覚化についても、Excelほど直感的ではありません。

両者の特性や、メリット＆デメリットを比べると、Excelは簡単なフィルタリングと検索が可能で、小〜中規模データ・マネジメントには十分な機能を提供してくれます。

しかし、Accessは大規模なデータセットや、複雑なクエリに対応する能力を持っています。

どちらを選択するかは、具体的な要件（データの規模、必要な機能、技術的なスキルなど）によって決めることになるでしょう。

カンタンなExcel関数だけで検索システムを作ってみました

それでは、実際にカンタンな「検索システム」をExcelで作ってみましょう。

住所録や顧客台帳、製品や部品台帳など、どのようなデータでもよいのですが、今回は広くWeb上に公開されている全国地方公共団体コード.xlsx を題材にします。国内で使われるGIS(地理情報システム)データベースなどの主キーとなることが多い、「都道府県コード」や「市区町村コード」を、漢字やカナ(の一部)などから検索するためのものです。

現在日本国内には、全国地方公共団体コードが振られた行政区が約1,800件あります。レコード数が1800件程度であれば、1枚のExcelワークシートで、十分加除訂正やフィルタリングすることができますが、できれば元のレコードは「テーブル」として手を加えず保存し、必要な情報だけを別フィールドに抽出できた方が、検索の自由度が高まります。

総務省公式HPで一般公開されている「全国地方公共団体コード.xlsx」は、上図のようなワークシート1枚約1800行の一覧表ですが、このExcelブックの別ワークシートに、下図のような検索条件入力フィールドを作り、入力された検索条件にもとづいて、一覧表から条件に適合するレコードだけを抽出・表示するシステムです。