地味にうれしすぎる標準機能化!チェックボックス［挿入］タブ移動で、ToDoリスト作成ラクラク

従来のチェックボックスは、フォームコントロールから挿入しました

元々、チェックボックスは［開発］タブ→［フォームコントロール］より選択することができました。

Excelのフォームコントロールとは、ワークシートにユーザーとの対話的機能を追加するためのツール群です。

              ・コンボボックス

              ・リストボックス

              ・オプションボタン

              ・スピンボタン

など、用途にあわせて、いろいろなツールを使い分けることができます。

ただし、使いやすいかというと、あんまり…

まず、従来のチェックボックスは、［開発］タブ下位メニューとして設置されていましたが、Excel初期設定では、［開発］タブ自体が非表示であることも多く、VBAマクロを使いこなす人以外は、あまり使用しないツール群でした。

ところが、2024年7月以降、最新の更新プログラムをあてたExcelで［チェックボックス］ボタンだけが、［挿入］タブの1丁目1番地(ド真ん中)へ、お引越ししたのです。

チェックボックス・ツール自体の使い方も、［フォームコントロール］の一種だった頃にくらべて、格段に向上しています。

従来のチェックボックスは、

(1)ワークシート上、配置する位置を選択

(2)必要に応じて、チェックボックス名を編集・変更

(3)チェックボックスにリンクするセルなどを手動設定

というステップをふむ必要がありました。これが、新チェックボックスでは、(2)、(3)が省略でき、(1)セル位置選択後、新チェックボックス・ボタンをクリックするだけで終了! という簡便さです。

※ちなみに、下図のようにチェックボックスにチェックが入っていない状態は、Excelワークシート上”FALSE”と認識され、チェックを入れると”TRUE”に変換されます。このFALSE/TURE(NO/YES)の分岐によって、関連する計算式や関数を制御するのが、チェックボックスの機能です。

新チェックボックスを使うと、どんなメリットがありますか?

チェックボックス活用方法として、一般的には、以下のような例があげられます。

1.在庫管理(棚卸し商品、もしくは欠品の有無を明示)

2.アンケート

(回答者が複数選択肢から回答を選ぶ場合、後の集計作業を効率化)

3.ToDo、あるいはタスクトラッキング

(自分の行動計画、あるいはチームのプロジェクト管理について、完了・未完了を明確化)

なかでも、特に3番目(ToDo/タスクトラッキング)に大きな期待を寄せるExcelユーザーは多いのではないでしょうか。

デジタル/アナログ(紙)あわせて、すでに数多くのタスクトラッカーが世の中には存在します。

スマートフォンのアプリストアでも、”ToDoリスト”で検索すると、有料・無料の何十種類ものソフトが紹介されています(Microsoft 365シリーズの中にも、”ToDo”という別アプリがありますね)。

しかし、実際に使った人の感覚としては、”帯に短し、タスキに流し( = 中途半端)”な製品・サービスが多いのではないでしょうか? いくつものサービスを試しまわった末に、結局手書きメモへもどった人もいることでしょう。

アプリやPCソフトを使ったタスクトラッキングに失敗してしまった人は、Excelでマイオリジナル・タスクトラッカーを作ってしまえばよいのです。その時に強い味方になるのが、この新チェックボックスなのです。

ためしに、Excel標準テンプレートとしてダウンロード可能な「タスク管理」を改造して、自分仕様にしてみましょう。

初期状態では、テンプレート内に新チェックボックスが含まれませんから、それを加えるところから作業をはじめてみましょう。

新チェックボックスを追加したいセルを一括選択して、［挿入］→［チェックボックス］ボタンクリックで、3つのチェックボックスを一括挿入できました。

ついでに、上図でセルC5からE5までに、［条件つき書式］設定をしてみましょう。

=$B5=TRUE(つまり、新チェックボックスにチェックが入った状態)の場合、「マイタスク」「開始日」「期日」セルの文字色を黒→灰に変え、取消線を追加します。

<チェックなし>

<チェックあり>

新チェックボックスのチェック有無+条件つき書式設定によって、簡単に表示内容を分岐させることができました。

さらに［条件つき書式］によって、セルの値がTODAY()-1より大きい場合(つまり締切日前日以降)、期日セルを赤太文字にしてみてはいかがでしょうか?

これが、業務管理に使われているExcel資料の同一ワークシート内、もしくは同一ブックの別ワークシートなどに格納されていたら、さすがに”締切を破ろう”とは思えなくなるのではないでしょうか。

まとめ:チェックボックスが地味に大幅改善!!ToDo/タスク管理も、Excelで自分仕様にカスタマイズしませんか?

今回の仕様変更は、Microsoft社から大々的に宣伝されたわけではありませんが、一部ユーザーにとっては、「涙がこぼれるくらい」うれしい機能改善です。

だって、あの面倒くさいフォームコントロールをさわらなくても、簡単にマイオリジナルToDoリストを、Excel上に作れてしまうのですから。 操作方法も、従来にくらべビックリするくらい簡単になっていますから、お仕事のスキマ時間に、試しにちょっと作ってみてくださいね。