Microsoft Formsが、Excelへのデータ入力フォームとして、劇的進化していました!

2024年9月9日

やせなきゃなぁ…

定期テスト(職場の定期健康診断)で、赤点(要再検査表)をもらって、産業医さんからの栄養指導を受けたら、やっぱり「運動もしていないのに、飲みすぎです。食べ過ぎです!」としかられました。

帰りに、「レコーディング・ダイエットのため、次回面談までに、食事記録をつけてきてください」という面倒な宿題が…。

手渡された小冊子をながめながら、「この手書きの帳簿を記録し続けられるんなら、べつに苦労しないんだけどなぁ」とつぶやいたのが数ヶ月前。

今回は、Microsoft FormsとExcelを使ったら、意外に苦労もせず続けられました!、というご報告です。

MicrosoftFormsが、Web版Excelとリアルタイム同期できるようになりました

Excelにも「入力フォーム」作成メニューはありますが、今回はExcelとは別サービスであるFormsのお話です。

ベンダー・シェア資料は公開されていないため、利用率比較ができませんが、おそらくFormsでもっとも有名なのは、Google Formsではないでしょうか?

Webセミナーやアンケート調査、日程調整フォームへのリンクURLをクリックすると、紫色(Google Formsテーマカラー)入力シートへ誘導された経験はありませんか?

Google Formsが、収集した回答の蓄積・分析にGoogleスプレッドシートと連携しているように、Excelと連携できるMicrosoft Formsも、後発ながら、広く利用されるようになりました。

以前は、Microsoft Fromsで収集した回答は、一度パソコンへエクスポートして、Excelメニューからインポートして使う必要がありましたが、2024年2月以降は、Web版Excel(以下、Microsoftチュートリアルの呼称にあわせ、Excel for the Webと表記します)とMicrosoft Formsがリアルタイム連携するようになりました。

具体的には、Microsoft 365アカウントを持つユーザーがWebからFormsへアクセスすると、収集された応答の概要ページにExcel起動ボタンが表示され、1クリックで応答結果がExcel for the Webワークシートとして表示されるようになったのです。

逆に、Excel for the Webメニュー上には、［挿入］タブ下にFormsボタンが表示され、フォームを”プレビュー”、”編集”、”送信”できる機能が追加されました。

Excelfor the WebとFormsのリアルタイム連携で、スマートフォンがExcelへの入力フォームに使えるようになりました

Excel – Formsリアルタイム連携のメリットとして、「エクスポート＆インポートの手間省略」以外にも、「リアルタイムなデータ・フィルタリング」や、「チーム複数ユーザーでの共同作業」などへの効果が期待できます。

しかし、一般ユーザーにとってこの連携の最大のメリットは、「パソコンがなくても、Excelへデータをため込む入力作業が容易にできる」ことなのではないでしょうか?

よく使う”データベース”という言葉は、決まった形式の大量データが一元保存され、検索・取得・追加・更新・削除できる”情報のかたまり”のことを指します。大量データを効率的に入力するため、Excelにも標準の「入力フォーム」機能がありますが、これはスマホ版Excelアプリでは機能制限がかけられ、使用することができません。

デスクトップ版Excelで入力フォームを作成し、クラウドサービス(OneDriveやSharePoint)を通じてスマートフォンでアクセスする、という手段もありますが、そんな回り道をしなくても、Formsは、最初からスマートフォン入力を想定したフォームを提供してくれます(しかも、Excel for the Webと自動連携で!)。

ということは、パソコンを使えない場面でのExcelデータ入力は、今後はFormsからやればよいということなのです。冒頭に紹介したレコーディング・ダイエットの例でも、ランチタイムに定食屋さんでパソコンを立ち上げるのが面倒(かつ、回りのお客さんへのお邪魔)でも、Formsにこの入力フォームを作成しておけば、スマホから即座にExcel用データ入力を済ませてしまうことができます。