マクロ不要のExcel標準入力フォームを使いこなして、データ大量入力も省力化

数万件以上ものレコードをミスなく入力・加工・出力するなら、AccessなどのRDB(リレーショナルデータベース)ソフトを使い、早く正確に処理できる業務用データベースを構築した方がよいかもしれません。

しかし、ルーティンワークで発生する数百件、数千件程度のレコードであれば、Excelワークシートを、”プチ・データベース”のように使っている職場も多く見かけます。

その場合に面倒なのが、レコードの「入力」と「検索」。

この記事では、Excel活用の”基本中の基本”ともいうべき「フォーム」の操作方法を通じて、Excelでのレコード入力＆検索省力化の方法について考えてみましょう。

マクロ不要のExcel標準入力フォームを活用してますか?

Excelで「フォーム」というと、業務目的に応じてVBAを使いカスタマイズした、複雑な入力フォームを想像する人もいるでしょう。

しかし、マクロを使わないExcel標準フォームだって、上手に使いこなせば、”プチ・データベース”を縦横無尽に操作できる優れモノなんですよ。

標準フォームでは、チェックボックスもプルダウンリストも使えませんが、入力と検索に関しては、充分その役割を果たしてくれます。

今回は、一般的な住所録(ダミー)データをもとに、標準フォームでの入力と検索を試してみます。

まず、上図のような住所録(顧客台帳、もしくは取引先名簿を想定)をExcelで作成していたとします(上図レコードは、個人情報テストデータジェネレーターから自動生成されたダミーデータを加工したもので、実在する個人を特定するものではありません）。

ちなみに、上図はMicrosoft 365版Excelのワークシート画面ですが、Excel標準フォームの機能はどこに隠れているでしょうか?

　　　　　　　↓ ココ、ですね。

“クイックアクセスツールバー”コマンドの1つになっています(このツールバーは、Excelのバージョンや設定によっては、リボン下部に並んでいる場合もあります。

また、もしツールバーにフォーム・アイコンがなければ、右の下三角▽をクリック→［クイックアクセスツールバーのユーザー設定］→［その他のコマンド］をクリックして、コマンド一覧から［フォーム］を選択し［OK］することで、表示されるようになります）。

データベース化すべき表の1カ所にセルを合わせて、［フォーム］コマンドをクリックすると、Excel標準フォームが起動します。

シンプルなフォームの中に、入力と検索に関する最低限の必要機能がすべて備わっています。たとえば、「検索条件(C)」ボタンをクリックし、検索語として氏名はもちろん、会社名や電話番号、メールアドレスの一部などを入力するだけで、該当するレコードが表から抽出されます。

しかし、このフォームをもっとも活用すべき場面は、「新規(W)」ボタンから新規レコードを追加する時でしょう。

必要項目を入力し［Enter］キーを押すと…

わざわざ自分から最終行をさがしに行くことなく、表の最終行へ、自動で新規レコードが追加されます。

話題のAPI系サービスを併用すれば、さらに複雑な入力作業も、標準フォームからできちゃいます

前章は「入力項目がすべて分かっている」場合の例ですが、WEBSERVICE関数を使ったWEB検索と併用すれば、より高度な新規レコード入力作業も、標準フォームからできちゃいます。

以下では、よくWebサイトに個人情報をエントリーする時に使う「郵便番号から住所を検索」を、Excelワークシート内で実現してみましょう。

先ほどの新規登録レコードに、郵便番号を加えてみます。

標準フォームで表示される項目のうち、Excel関数式が含まれるセルは自動的に入力不可項目となり、入力窓が表示されません(上図では「ID(A):」と「都道府県市区町村(O) :」がそれに当たります）。

しかし、あらかじめこの”プチ・データベース”表を「テーブル化」しておけば、新規レコードを追加した際にも、新規レコードの2項目に同じExcel関数式が代入されますので…

ID連番と住所情報が、自動入力されました。

この例では、A列に行数を数えるROW関数、I列に「郵便番号から住所情報を検索する」ExcelAPIのWEBSERVICE関数を入力してあります。ExcelAPIやAI JIMY ConverterなどのAPIサービスをExcelシート上へ取り込むと、住所情報ばかりでなく、「法人番号取得」「インボイス制度の登録有無」や「電話番号の有効無効判定」なども自動でできるため、新規レコード登録の負荷を、大幅にへらせる可能性が高くなります。

まとめ;Excel標準入力フォームをあなどるなかれ！
入力、検索、API連携で、資料作成の負荷を削減

冒頭のくり返しになりますが、このレコード登録に使ったフォームは「Excel標準」のもので、一切手を加えておりません。VBAマクロも使用してません。しかし、「テーブル化」や「WEBSERVICE関数」などを併用することで、こみ入った入力作業でも、自動化が可能になります。