タスクや行程のExcel管理を成功させるキモは”条件付き書式”

Microsoft社からも、Officeテンプレート集で行程管理表（業務・スケジュール）ワークシートを無料配布していますので、そちらもぜひ活用してみてくださいね。

ん？ というか、ご本家のこの行程管理テンプレート、ぜんぜん駄目じゃん!!

どこが?

ここが↓

セル結合だらけじゃん!!

行程管理の資料ですよ?

検索とか、フィルタリングとか、情報の絞り込み機能を、普通に使うでしょう?

そこで、本記事では、「お手本」である行程管理表を改造して、もっと情報検索しやすいシートに変えてみました。そのキモが、条件付き書式なのです。

“セル結合”の代わりにも、”条件付き書式”を使ってみましょう

条件付き書式は、特定のセル値や計算結果に対して条件を設定し、その条件を満たすセルだけ、強調などをする機能です。

売上減少を示す数値を赤太文字で強調したり、成績上位※※位の学生や社員のみ、ランキング表上でフォント・サイズをあげたり、という使い方をします。

しかし、条件付き書式は、”強調”だけのツールだけではありません。

ある条件下では、”強調しない”、もしくは”表示しない”こともできます。

その機能をうまく利用すれば、セル結合をしなくても、見やすい行程管理表を作成することができます。

ためしに、Microsoft社お手本の行程管理表（月間）にダミーのプロジェクト管理項目を代入して、シートの構造を変えてみることにしました。

※使いやすくなったチェックボックスを、挿入しておくこともお忘れなく!!

まずは、ワークシート全体のセル結合を一気に解除します。

うわっ、こりゃひどい。こんなにセル結合が多用されていました。

条件付き書式でも色指定をすることがありますので、元から塗られていたセル色は無色にして、すべての小分類に対応する大分類をコピー&ペーストしたら、このような管理表となりました。

このように結合をなくせば、フィルタリングも並べ替えも、容易にできるようになります。

しかしこのままでは、プリント・アウトした時に見づらい表となりますので、下記のように直します。

“大分類”の入っているB列で、［ホーム］→［条件付き書式］→［新しいルール…］で、”1つ上のセルと同一文字列であれば、表示しない”という条件を設定すればよいのです。

たとえば、セルB4番地の［条件付き書式］では「=B4=B3 ならば、;;;(半角セミコロン3つ ※”非表示”の意味)、かつセル上部の罫線を消す」という設定にしておけば、表示は次のように変わります。

さらに、=B4=B3の計算式を、=AND(B4=B3,SUBTOTAL(3,B3)=1)

※同一列内に同じ文字列数小計が1つだけ

と設定すると（実はこの2つの条件は背反するので）、フィルターをかけ1行だけ抽出したレコードの場合、消えていた(非表示の)大分類も、ふたたび表示されるようになるのです。

終了案件の消し込み（グレーアウト）も、進捗率の可視化も、条件付き書式におまかせ

せっかくチェックボックスを追加したなら、案件終了のチェックを入れた時にひと目でわかるように、条件付き書式で「チェック済み(セル値がTRUE)ならセル色をグレーアウト」と設定しておきしょう。

そして最後に、案件終了までの進捗率を可視化するため、同じく条件付き書式の”データバー”を使用します。

あらかじめ、0%から100%まで、プルダウン・リストで進捗率を選択できるようにしておき、［条件付き書式］→［データバー(D)］→［塗りつぶし(グラデーション)］を選択します。

Microsoft社公開のお手本は、［条件付き書式］をうまく使って、より”検索”、”データ抽出”、”進捗率確認”が容易な行程管理表となりました!

まとめ;セル結合しちゃったら、フィルター検索しづらいもの
条件付き書式を利用して、操作や進捗確認しやすい管理表を作りましょう

セル結合は、表などを美しくプリント・アウトしたい場合、有効なこともあります。

しかし、「管理表」として”データ管理”、”検索”、”抽出”するためには、使ってはいけない方法です。

なぜなら、セル結合がじゃまをして、情報にうまくフィルターをかけられなくなってしまうからです。

そこで、ToDoやタスク／行程管理表などでは、極力セル結合を排除して、条件付き書式に置きかえることを検討してみてください。