プロンプト・ライブラリには、実はExcelが最適!

AIチャット履歴画面をたどっても、ある程度は過去の記録を振り返ることができます。

しかし、整理されてない履歴画面にたよっていると、「同僚と”再現性があるやり方”を共有しにくい」とか、「過去に良い結果を得られたプロンプトが、あとから探しあてにくい」などの問題が生じます。

このような不満を解消するには、「プロンプト（AIへ渡す指示書）自体を、”資産”として管理する」仕組みが必要になります。この仕組みづくりに、実はExcelって、とても相性がいいんですよ!

今回は「Excelでプロンプト・ライブラリを作る」をテーマに、その具体的な方法を見てみましょう。

“神プロンプト”も、”Google Prompting Essentials”でも、プロンプト管理にはExcel（のような表計算ソフト）を使っていました

たとえば、「現場で“即”使える！業務改善「神プロンプト」10選」（※全文閲読には、無料会員登録が必要です）という記事で紹介される”クレーム対応テンプレート”やら、”経営会議資料を自動作成”やら、ものすごい”神がかった”プロンプトの読者向け配布方法が、「Excelブック(.xlsx)ダウンロード」でした（吃驚!）

以前せるワザでも紹介した、Google主催の初級者向けプロンプト作成術オンライン講座「Google Prompting Essentials」でも、「作成したプロンプトは、きちんとライブラリに保存しておきましょう」と解説されますが、そこに登場したのが prompting_library.xlsx というExcelファイルでした。

※表見出しがすべて英語表記であるのが、いかにも”Google製”ですね。

なぜ、AIへ渡すプロンプトを、Excelで管理しておくと良いのでしょうか?

それは、単にプロンプトに限らず、もう何十年もビジネス・パーソンから愛され続けてきた、情報管理上の圧倒的な優位性が、Excelというソフトウエアに備わっているからです。

メリット1.一覧性と検索性が非常に高い

そもそもExcelは、行と列で情報を整理することが、非常に得意なソフトウエアです。

そこで、プロンプト管理表を作る場合には、たとえば以下のような項目を列にしておくと便利でしょう。

・ ID（通し番号）

・利用シーン（電子メール文案、企画書作成、VBAコード生成）

・プロンプト本文

・AIのモデル・ツール名

・出力の特徴（トンマナ、長さ、形式など） 成功度（5段階評価）

・備考・改善メモ

など

このように列を決めておけば、フィルター機能を使って、後から「電子メール文案」「VBAコード生成」など、用途別に素早く関連プロンプトを絞り込めます。

また、キーワード検索で、「セールスレター」「メール」などのワードを含むプロンプトも、容易に見つけられるようになります。

メリット2.再利用・テンプレート化しやすい

Excelは、「コピーして、少しだけ変える」作業にも、とても強いツールです。

生成AIへのプロンプトも、まったくゼロから書きおこすより、既存のものを少しアレンジして使い回した方が、かえって回答精度が上がったりします。

この点については、たとえば次のような運用はいかがでしょうか?

・「セールスメール文案プロンプト」をもとに「Webセールスページ構成案」に改変する

・「日本語⇒英語翻訳プロンプト」を「日本語⇒やさしい日本語プロンプト」に置きかえる

・成功度が高かったプロンプトを別シートへ集め「ベスト版テンプレ集」とする

など

このような「プロンプトのバージョン管理」「テンプレ集作成」が、コピー＆ペーストだけで、簡単にできるのです。

メリット3.チームでの共有・標準化をしやすい

多くの企業では、すでにExcelが標準ツールとされ、ファイル共有の仕組みも整っていま

す。そのため、新しい専用ツールを入れなくても、スタッフなら誰でも、プロンプトの管理をすぐに始められます。

たとえば、次のような運用が現実的でしょう。

・TeamsやSharePoint上に「プロンプト集.xlsx」を置いて、全員が参照できるようにする

・編集権限を限られたメンバーに絞り、レビューを通ったプロンプトだけを登録する

・「用途別」「部署別」にシートを分けて、迷わず使える構成に変える

など

こうした運用を通じて、「属人的なプロンプト」を、「組織標準のプロンプト」に変えていけるのが、 Excelでプロンプト管理をする強みの１つです。

メリット4.評価・分析・改善の仕組みを組み込みやすい

表計算ソフトの利点は、単なる一覧表にとどまらず、簡単な分析まで含めて、一体化できる点です

たとえば、次のようなことも可能です。

・成功度（1〜5）をExcel表に入力し、平均点の高いプロンプトだけを自動で抽出する

・「モデル別」「用途別」にピボットテーブルで集計し、どの組み合わせが成果を出しているかを可視化する

・作成日と最終更新日を管理し、「古いプロンプト」の棚卸しを定期的に行う

など

このような細かなプロンプト管理により、「なんとなく良さそう」ではなくて、「実際に効果が出ているプロンプト」を見きわめやすくなります。

以上のように、とてもメリットが多いExcelによるプロンプト管理も、残念ながら”万能”というわけではありません。やはり、いくつかのデメリットや限界があります。

デメリット1.長文プロンプトに不向き

Excelでは、「1セルに入れられる文字数」に制約があります。

また、セル内で改行が増えると、視認性が悪くなり、一覧性も落ちます。

たとえば、

・システムプロンプトのような長文

・丁寧なガイドラインを含む複雑なプロンプト

などは、別途テキストファイルやドキュメントに保存し、Excelのセルには「ファイル名」 「URL」「概要」だけを記載する形が現実的です。（おそらく、実際に生成AIチャットにプロンプトを投げる時にも、長文資料は別ファイルにして、参照アップロードをしているのではないでしょうか?)

デメリット2.バージョン管理や履歴管理が面倒

Excel単体では、「誰がいつ、どの部分を変更したか」の履歴管理が得意ではありません。OneDriveやSharePoint上で運用すれば変更履歴を追えますが、Excelブックだけで履歴管理をするならば、次のような工夫が必要となります。

・バージョン列を設け、「v1」「v2」「v3」と明示的に記録する

・大きな改訂を行った際は、シートを分けてバックアップを残す

・更新ルール（誰が・いつ・どのように更新するか）を決めておく

など

デメリット3.情報の「粒度」がバラつきやすい

Excelは柔軟なぶん、各行に入れる情報の粒度がそろわない、という問題も起きがちです。

チーム内でも、ある人の行は非常に詳細に書いてあるのに、別の人の行は概要だけ、という状態になると、検索性や再利用性が落ちてしまいます。

これを防ぐためには、最低限、次のようなルールを決めておくとよいでしょう。

・どの列に何を書くかを明文化する（簡易ガイドライン）

・「目的」「出力形式」など、必須項目は空欄禁止にする

・評価方法（成功度の付け方）もルール化する

など

まとめ；いくつかデメリットもあるけれど、メリットの大きいAIプロンプトのExcel管理。あなたもぜひ始めてみませんか?

ここまでの説明で、AIへ渡すプロンプトは、”ご自身、もしくは会社にとっての重要な資産である”というイメージがわいたでしょうか?

資産であるならば、その的確な管理が必要です。

Excelによるプロンプト管理には、前章で見たように多くのメリットもデメリットもあります。しかし、Excelはすでに多くの現場に浸透しているソフトウエアなので、「新しいシステムを導入する」より圧倒的 にハードルが低く、すぐにでも試せる方法です。

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