自社オリジナルの書類雛形は【テンプレート】保存・編集で作成驚速化!

自社オリジナルの書類雛形は【テンプレート】保存・編集で作成驚速化!

自社オリジナルの書類雛形は

【テンプレート】保存・編集で作成驚速化!

取引の度に作る必要がある請求書や見積書、領収書や納品書の管理をどうしてますか?

金銭がからむ取引書類ばかりでなく、社内を見渡せば、商品管理台帳や社内稟議書表紙、スタッフのシフト管理表など、Excelで作られた自社独自フォーマットの書類がたくさんあります。

これらの書類は、毎回ゼロから作り直したり、コピーアンドペースト/上書きで入力ミスのリスクを冒すよりは、ぜひ雛形を【テンプレート】として保存しておきましょう

たとえば、このような請求書を、取引の度に打ち変えて発行する必要があるのならば、計算式や自社名だけを残した書式雛形として、テンプレート保存しておきます。

自社オリジナルの書類雛形は【テンプレート】保存・編集で作成驚速化!

書式雛形を別のブック(新規ブック)にコピーし、テンプレートとして残しておきたい情報以外は全て削除します。

自社オリジナルの書類雛形は【テンプレート】保存・編集で作成驚速化!

雛形が完成したら、[ファイル]タブ→[名前を付けて保存]をクリック。

[ファイル形式]をExcel テンプレート(.xltx)として、好きな名前をつけて保存します。

(例では”invoices”とします。)

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データの保存場所が自動で[ドキュメント]→[Officeのカスタムテンプレート]に変わりますので、そのまま[保存]をクリックします。

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これで自社オリジナルのテンプレートを、使用中のパソコンに保存できました。次回以降は、Excel起動後のテンプレート一覧から呼び出して、すぐに入力作業に入ることができます。

ただし、テンプレートの一覧から開いた編集画面には、必ず”ファイル名1”と名前がつき、上書き保存できません。入力を済ませた書類は、別名でブック保存しましょう。

保存した自社オリジナルのテンプレートは、いくらでも更新できます

とはいえ、テンプレートそのものに誤字があったり、情報が更新され、修正が必要になる場合も多々あります。

その場合にも、テンプレートそのものを一から作成、登録しなおす必要はありません。

テンプレートのデータは、先ほど[ドキュメント]→[Officeのカスタムテンプレート]という場所に保存されました。

Excelを起動したら、

[開く]→[参照]→[ファイルを開く]ダイヤログボックスで、直接→[ドキュメント]→[Officeのカスタムテンプレート]に保存されているinvoices.xltxをクリックして呼び出してください。

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この.xltxファイルを打ち変えることで、次回以降に呼び出すテンプレートは、すべて新情報に置き換わります。

まとめ

(1) 自社オリジナルの書類雛形は、[ドキュメント]→[Officeのカスタムテンプレート]内にどんどんテンプレート化。

(2) テンプレートそのものの情報をアップデートしたい時には、”ファイル名.xltx”ファイルを直接操作

この2つのポイントを意識しておけば、事務作業の定型化は格段に進みますよ。使用頻度の高い書類から、ぜひ試してみてください。

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