あなたの会社では、どのような会計システムを利用していますか?
なかには「総勘定元帳も、税務申告書類も全てExcel作成」というツワモノもいるようですが、よほどExcelの達人でない限り、それはあまりオススメしません。なぜなら、会計業務を進める上では、「銀行預金口座との連携」や「複式簿記の帳簿作成(仕訳)」、「納品書や請求書との照合」といった、会計業務ならではの作業が常に必要になるからです。このようなことは、Excelではなく会計専用ソフトに任せてしまった方が、業務負荷は軽くなります。
一方、どうしてもExcelや会計ソフトでは自動化できない(手入力が必要な)こともあります。たとえばお財布から現金で支払った必要経費。あるいはQRコード決済の代表格であるPayPayも、2021年時点では、あらゆる会計ソフトとの口座間データ連携に応じていません。
この記事では、どうしても手入力が必要な経費精算について、スマホとExcelを活用して楽してしまおう、という方法について解説します。キーワードは、アンケートのコラムでもご紹介した
Microsoft forms(Mforms)です。
〔経費手入力の流れ〕
ほとんどすべての会計ソフトに、csvファイル・インポート機能があります
自社独自の会計システムを組み上げている大企業は別として、中小企業や個人事業主の方の多くは、国内3大メジャー会計ソフト( 弥生会計 / マネーフォワードクラウド会計 / freee )を利用しているのではないでしょうか? その3大メジャー会計ソフトには、すべてExcelファイルやcsv形式で保存した帳簿を取り込む機能が、標準で搭載されています。
ここでは、実際にマネーフォワードクラウド会計の画面を見ながらご説明します。
①クラウド会計ソフトから、csvテンプレートをエクスポート
会計業務の基本となる「仕訳帳」を作成する画面に、インポート、およびエクスポートのためのボタンがあります。
インポートボタンを押すと、そこから「サンプルフォーマット」をcsv形式でダウンロードすることができます。(会計ソフトも一種のデータベース・ソフトですので、そのデータベース仕様に合致したインポートデータでないと、受け入れてもらえない、ということになります。)
ダウンロードした journal_sample.csv は、このような表形式になっています。
では、実際に現金などで支払った必要経費は、一つずつこの仕訳帳に入力していかないといけないのでしょうか?
②スマホから、Mformsを使ってExcel用の帳簿データを入力
そこで、Mformsの登場です。
社内に複数の担当者がいる場合、1枚のExcel仕訳帳を共有するのは非効率ですし、支払が発生する度にExcelを開いたり、メモに書きとめて後から入力するのは面倒、かつミスのもととなります。
そのかわりに、経費を支払った度に、その場でスマホに記帳できるフォームを関係者が全員持っていれば良いのです。マネーフォワードクラウド会計仕訳帳に合わせて、Mformsで作成した入力フォームがこちら。
これで「入力忘れ」や「金額ミス」などを起こす可能性を、だいぶ減らすことができますね。
③入力内容を整形して、再びクラウド会計ソフトにインポート
Mformsに入力した内容は、ボタン1つでExcelに取り出すことができます。しかし、1点だけ注意すべきことは、「会計ソフトとMformsのExcel構造は異なるため、最終的には会計ソフト仕様に整形する必要がある」ということです。
この場面で活躍するのが、Excel「データベース関数」。HLOOKUP関数で、仮データが埋められていたテンプレートに本データを入れ直しましょう。
できあがったインポートデータを、csv形式で保存したら、あとは会計ソフト側から「インポート」ボタンを押すだけで、レコードが何百件、何千件あっても一発取り込み可能です。担当者が多くいる部署や、取引レコードの多い会社などでは、このMforms形式→会計ソフトテンプレートへの転記手順をマクロで自動化しておくと、さらに手軽に情報収集ができますね。
まとめ
会計ソフト入力省力化にも、Excelは大活躍。面倒な手入力は、Mformsも活用して自動化しましょう。
会社や個人事業を継続する上で、避けては通れないのが会計業務。しかし、できる限り余分な手間はかけずに、手早く済ませてしまって、本業に集中したいと思うのが本音ではないでしょうか?
「猫の手を借りる」ではないですが、業務効率化のためには、使えそうなものは何でも使ってしまいましょう。会計ソフトは便利ですし、その役割を補完するためにもExcel併用は必須です。さらに、
面倒な手入力はMformsでスマホ入力→Excel取り出し
ができるようにしておけば、手作業はほとんど必要なくなりますね。
浮いた時間で、あなたなら何をしますか?
あ、早めに仕事をあがって飲みに行きますか。お疲れ様でした!
