仕事がススむ関数（１）それは「検索関数」ですか? 「集計関数」ですか?
仕事でひんぱんにExcelを使うようになると、資料に関数を取り入れる機会も増えてくることでしょう。
本コーナー「せるワザ!」でも、これまで掲載順に、
と、8つの関数トピックスを取り上げ、具体的な使用例などをご紹介してきました。
しかし、そもそもExcelにおける「関数」とは何なのでしょうか?
仕事上では、何を覚えておくのが便利なのでしょうか?
これからの関数シリーズでは、業種ごとの個別事情は抜きにして、一般的な事務現場でぜひ押さえておきたい重要関数を、連続でご紹介いたします。
関数の主な機能は、検索・集計・整形
Excelにおいて、「関数」とは、仕事を速くススめるためにソフトウェア側で用意した、汎用の数式のことを指します。
たとえば、3個のセルに入った数値を足し算する場合には、演算記号(+)を使っても同じ結果が得られますが、対象セルを1万個とした場合、手作業で計算式を記述するのは非効率、かつ誤りのモトとなります。
そこで、汎用の関数であるSUMを用いることによって、演算記号を1万回手入力するかわりに、カッコ () ※引数 の中に範囲を指定することで、同じ計算結果を得ようとするものです。
<演算記号を手入力する計算>
=A1+A2+A3+...A10000
(1万列分の足し算を演算記号で表す場合、1万回記述の繰返しが必要)
<SUM関数を用いた計算>
=SUM(A1:A10000)
(1万回演算記号を繰り返す作業に替えて、カッコ()内に対象範囲を「引数」として指定するだけでOK)
ところで、Excelには、このような関数がいくつあるかご存知ですか?
Excel2019では、488種類もの関数が公開されている、と言われています。
しかし、仕事で使うものはごく一部です。
googleなどの検索サイトで「Excel 重要関数」と検索窓に入れて調べてみると「よく使う10選」「必ず覚える11」「6大必須」など、ピックアップする数も種類もまちまちです。しかし、数を決めることは、あまり重要ではありません。「関数の機能」に注目すれば、おのずとマスターしておくべき関数はきまります。
Excel関数の主な機能とは、「検索」と「集計」、「整形」です。
先に紹介した8つの関数を、機能別に振り分けると、以下のように分類されます。
- DATEVALUE:整形
- EXACT:検索
- REPT:整形
- XLOOKUP:検索
- FV:集計
- SUMIFS:集計
- FORECAST:集計
- COUNTIFS:集計
仕事での重要度が高い順に並べれば、(1)「検索」(LOOKUP, FIND関数など) > (2)「集計」(SUM,COUNT関数など) > (3)「整形」(SUBSTITUTE,TEXT関数など) となります。それぞれの機能について具体的にみていきましょう。
業務で使うExcel関数の最重要機能は「検索」
(業種によって業務内容が異なることもあり)意見が分かれてはいますが、Excel関数の最重要機能はLOOKUP、FINDなどの「検索」関数です。なぜなら、業務内容が複雑高度化した現在の各職場で、取り扱うExcelデータ量は、日々膨大に膨れ上がっているからです。
SQLサーバーなどの本格データ管理システムを取り回す技能を持たない担当者でも「目視」「手作業」を避けて、膨大な生データの中から、正確に答えを抽出する能力。これは今後Excelを使い続けていく上で、最も重要なテクニックとなるでしょう。
実際、すでにVLOOKUP関数を愛用しているExcel業務ユーザーの読者も多いと多いますが、意外に奥深いVLOOKUPの活用法については、次回詳しくご説明します。
「集計」はどの会社でもビジネスの基本
世界に名だたるビッグ・ビジネスでも、わが街のコンビニエンス・ストアでも、会社が「売上」、およびそこから必要経費を引いた「利益」によって成り立っていることはご理解いただけると思います。
この「売上」を管理するものが、ほかならぬ「集計」関数です。大きく分けて、SUMとCOUNTがあります。SUMは、おもに「売上金額」を「集計」する機能です。COUNTは、その売上を形づくる「売上件数」を数えます。
在庫管理や人件費管理でもいえることですが、膨大なデータを分析する上では、「金額」と「件数」、両側面から同一データを眺めてみることが必要です。そのようにすることで、はじめて、マーケティング用語の「スター(花形)、金のなる木、問題児、負け犬」を切り分けることができるのです。売上「金額」や「件数」のこまかな内訳を知りたかったら、SUMやCOUNTに検索条件(IF, IFS)を付け加えることになります。
人語(あいまい語)と機械語とを橋渡しする「整形」
Excelは、非常にふところの広いソフトウェアです。
文字のサイズも、半角／全角も、各種記号も色も形も自由自在に変えることができます。そのために、初心者や非利用者でも容易に理解できる資料が作れるわけですが、その寛容性が、ビジネスの現場では、「あいまい」として、障害のモトになることがよくあります。
ビジネスに多く活用される「データベース」「プログラム」は、良い意味で「機械的」であり、どんな小さなルール違反も瞬時に弾き出すことで、バグやクラッシュを避けようとします。
そこで、間違えやすい「目視」「手作業」を排して、的確に人語を機械語、もしくは逆に機械語を人語に置き換える、抽出するのが「整形関数」です。
文字列を、一括で別文字列に置き換えるSUBSTITUTE関数が有名ですが、その他にも目視では気づかないエラー撲滅に力を発揮してくれる、ASC関数(全角を半角に)やJIS関数(半角を全角に)なども、「整形」関数の一種です。
まとめ：マスターすべき関数は、「ワタシの仕事」が決めます。まずは自分の仕事と、Excelとの関わり方を棚卸ししてみましょう。
「あなた」にとって必要な関数が何か、見つかりましたか?
それは、仕事の内容によって大きく異なります。「検索」か「集計」か、それとも「整形」か? いまExcelを使ってあなたが実現したい業務、効率化したいルーチンワークに照らし合わせてみると、使える関数の種類や、使い方も自然と決まってくるはずです。
そう、実はExcelの使い方を勉強するということは、広い意味での「自分探し」活動の一環でもあるんです。まずは業務の棚卸し、そして業務でのExcelとの関わり方も、一度じっくり棚卸ししてみましょう。
