“Excel自動化”というワードに、あなたはどんな印象をもっていますか?
もし今でも、「社内に1人か2人はいる”VBA職人さん”の専売特許でしょ」とか考えているなら、もったいない!
AI以前はそうだったかもしれませんが、現在はその”職人さん”タスクを、AIが引き受けてくれるので、VBAマクロやOffice Scripts、複雑なExcel関数に関する知識はそれほど持っていなくても、自動化が実現可能なんですよ。
たとえば、
Excel(スプレッドシート)に文字起こしされた、なが〜い議事録の一発要約とか。
※議事録文面はMichikusa(株)さんのWeb一般公開フリー素材をお借りしています。
数値の羅列から一発でグラフを作成する作業とか。
※こちらの成績表データもMichikusa(株)さんのWeb一般公開フリー素材をお借りしています。
住所データを、基幹システムやデータベースへ取り込むための、「都道府県」「市区町村」「それ以下」一括分割とか。
※住所データも個人情報テストデータ生成ツールによるダミー・データで、実在するものではありません。
↑ コレ、もちろん従来のExcel関数の組み合わせでもできるのですが、3文字県と4文字県切り分けや、市内に複数の区を含む政令指定都市の判別など、細かな条件設定が地味に面倒くさい作業だったんですよね〜。
上記３事例は、すべてAIに手伝ってもらいながら、自分ではプログラムを書かずにおこなった、”ゆる自動化”のサンプルです。
今回は、「プログラミングの深い知識を持たない一般オフィス・ワーカーが取り組んでみるべき、”ゆる自動化”アイディア」をあげてみました。
そもそも、”ゆる自動化”とは?
“ゆる自動化”の対義語を”ガチ自動化”とすると、その境界線は、「その作業を、人が毎回再確認し、判断する必要があるか」にあると言えるでしょう。
毎回の人的チェックが難しい、もしくは膨大な業務量となってしまうようなビッグデータをあつかう場合には、VBAやOffice Scripts、RPAなどを最大限活用して、処理の大半を仕組み化→人の介在を最小限にしていく必要があります。
そのような”ガチ自動化”に対して、”ゆる自動化”は、「Excelの整理力」と「生成AIの思考力」とを組み合わせて、人的判断は残しつつも、手間だけを減らしていく手法です。
実務的にいえば、書式変更・入力補助・集計の一部までなら”ゆる自動化”、データ収集から転記・集計・配信・更新までを一気通貫で回そうとするなら、”ガチ自動化”が必要です。
”ゆる自動化”のメリットとデメリット
・手早く自動化が実現します。
数式や、ごく簡単な設定の記憶で始められるため、現場作業をすぐに効率化できます。
・「完全自動」ではないので、最終的には人が目視確認して、体裁や例外処理を調整しやすいというメリットがあります。
一方で、
・自動化できる範囲は、あまり広くありません。
単純な入力補助や書式整備には強い一方、複雑な処理はまかせられません。
・ルール設計が中途半端だと、期待したほど楽にならないこともあります。
自動化されていても、確認・修正に予想外の時間を浪費してしまう可能性があります。
このような特性をふまえ、実務においては、まず”ゆる自動化”で省力化できるかどうかを確認し、効果の大きい部分だけを”ガチ自動化”に進めるフローを考えるのが堅実だといえるでしょう。
こんなところを”ゆる自動化”?、 アイディア集
1. データ整理・クレンジング系
1.表記ゆれ統一:
「株式会社」の前後や半角全角の混在などを、AIへルールを伝えて補正してもらいます。
2.氏名のフリガナ生成:
漢字の氏名リストをAIに渡して、適切なフリガナをExcel形式で出力させます。
3.不備データの検知:
たとえば顧客名簿などのリストから、「電話番号のケタがおかしい」、「メールアドレスの形式が不正」といった行を、AIに指摘させます。
2. 文章作成・要約系
4.大量メール文面の作成:
Excelリスト（会社名、氏名、要件）をAIに渡して、個別のビジネスメール文案を、数十通一気に作成してもらいます。
5.アンケートの感情分析:
自由記述欄の内容をAIに読み込ませ、「ポジティブ・ネガティブ」や「不満点」を、自動でラベル付けさせます。
6.商品説明文の量産:
商品スペックの表から、SNS用やWebサイト用の紹介文を自動生成してもらいます。
7.マニュアルのステップ化:
雑多な業務手順メモをAIに渡して、Excelワークシート上で管理できる「Step 1, Step 2…」などのチェックリストに変換してもらいます。
3. Excel操作アシスタント系
8.「やりたいこと」からの関数生成:
たとえば、「A列とB列が一致したらC列を表示する関数を作って」とAIにたずねて、その回答を当該セルへコピー＆ペーストします。
9.複雑な数式の解説:
前任者が作った、「長すぎて意味不明な数式」をAIに解読させて、解説コメントを作成します。
10.グラフ作成のストーリー提案:
数字の羅列から、「どの種類のグラフを使い、どんなメッセージを伝えるべきか」をAIにコンサルしてもらいましょう。
以上、さまざまな職場で直面しそうな”ゆる自動化”業務課題の例をピックアップしてみましたが、これらを実行するために、難しい専用ツールを導入する必要はありません。
1.Excelのデータをコピーして、CopilotやGeminiやChatGPTに貼り付ける。
2.「以下のデータを、〇〇のルールで加工して、表形式で出力して」と指示を出します（もしくは、AIサービスの契約状況によっては、ワークシート上に直接プロンプトを打ち込んでも、AIに作業依頼をかけることができるでしょう）。
3.AIからの回答をExcelなど表計算ソフトにペーストして、最終的な人的チェックをします。
このステップを踏むだけで、いままで数時間かけていた事務作業の所要時間を、大幅に圧縮できる可能性があるとすればどうですか?
「試してみてもよいかな?」と思えるリアルなお困りごとが、今の職場にもあるのではないでしょうか。
まとめ;身近なところで、小さくはじめてみましょう! ”ゆる自動化”
“ゆる自動化”の魅力は、完全ではなくとも、日々の面倒な手作業がしっかり減らせる点にあります。
「Excelの整形力」と「生成AIの思考力」を組み合わせれば、表記ゆれの統一、要約、文案作成、関数の補助など、現場で役立つ作業が、すぐに省力化できちゃうんです。
大切なことは、最初から大がかりな仕組みを目指そうとするのではなく、「人が最終チェックすればよい作業」を見つけて、小さく試してみることです。
そこで、”効果大”だと評価される作業だけを“ガチ自動化”へ進めていくのが、実務ではいちばん手がたい進め方だといえるでしょう。
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