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コピペ（コピー＆ペースト）、活用していますか?
「そりゃあもう、始末書、顛末書(てんまつしょ)のたぐいは、いつもコピペ、コピペでちょちょいのちょい」って、そりゃ一体何枚の始末書を書いてるんですか? 大丈夫!?
それはさておき、日常の業務でExcelを使った資料を作る場合、コピペはかなりひんぱんに活用するテクニックのひとつでしょう。とくに「形式を選択して貼り付け」の、いわゆる”値コピー”（関数や計算式の入ったセルをコピーして、その関数や計算式から得られる計算結果のみを取得する操作）は、かなり日常的に使用される機能です。
［ホーム］→［クリップボード］グループ→［形式を選択して貼り付け(S)...］、もしくは、ショートカットキー［Ctrl］＋［Alt］＋［V］で、この「形式を選択して貼り付け」のダイアログボックスを呼び出すと、他の操作に比べてひときわ大きな「箱」が浮かび上がってくることに、お気づきになっていましたか?
普段は忙しくて、あまり意識していなかったこの「箱」の奥底の機能まで使いこなすと、資料をより分かりやすく、早くまとめあげることが出来る場合があります。
今回は、この「形式を選択して貼り付け」の中でも、底の方にある「四則演算貼り付け」の便利機能を使いこなす方法について解説します。
「形式を選択して貼り付け」で出来ること
まず、「形式を選択して貼り付け」の大きなダイアログボックスに入っているメニューを、細かく見てみましょう。
(1) すべて
(2) 数式
(3) 数値
(4) 書式
(5) コメント
(6) 入力規則
(7) コピー元のテーマを使用してすべてペースト
(8) 罫線を除くすべて
(9) 列幅
(10) 数式と数値の書式
(11) 値と数値の書式
(12) すべて、条件付き書式の結合
演算
(13) なし
(14) 加算
(15) 減算
(16) 乗算
(17) 除算
(18) 空白セルを無視
(19) 行/列の入れ替え
このように、20近いメニューがありますが、よく使うのは(3)数値(いわゆる値コピー)でしょうか? ついでに覚えておくと便利なのが、(5)のコメントや(6)の入力規則。セルに紐づけたコメントだけを複製したり、ドロップダウンリストなどの入力規則のみをコピーする場合に使います。また、(19)行/列の入れ替え も、「縦型の表を横型に整形しなおす」といった場合に便利です。
ところで中段に「演算」という項目がありますよね?これは何でしょう?
(13)なし、という選択肢、いかにもぶっきらぼうな言い回しですが、これは四則演算がない、という意味です。つまり、それ以外の選択肢では、何らかの「足し算」「引き算」「掛け算」「割り算」が行われる、ということです。この演算貼り付けを、どのような場面で活用できるのか、具体的にみてみましょう。
Webからダウンロードした統計資料を、社内で使うために単位変換
たとえば、毎年、夏前に厚生労働省から発表される人口動態統計。2021年の大きなトピックスは、昨年、コロナ禍で「雇用環境が大幅に悪化」、「婚姻数が急減」、「出生数も大幅減→2021年にはついに年間80万人割れか?」といった分析内容でした。
「そりゃ大変だ! 日本の未来のために、オレも早く出生率向上を目指さなきゃ!!」とばかりに、ネット合コンに明け暮れるのは単細胞クン。デキるクンは、さっそくこの大幅な出生数減が、自社売上や将来業績推計にどれほどインパクトを与えるのか、試算をはじめました。
ニュースの基(もと)となった一次資料は厚生労働省ホームページから誰でも利用できますから、早速ダウンロードしてきました。
しかし、国勢調査のトピックスでもお伝えしましたが、国など公共機関ホームページからダウンロードする統計資料は、万人向けに加工がほどこされていて、使いにくいことが多いんですよね。これから作成する資料では、【50年前(1971年)に年間200万人を超えていた国内出生数が、半減以下の年間80万人を切りそうだ】ということを強調したいので、数値の単位をすべて(万人)に揃えます。
欧米風表記の3桁区切りで表示するのであれば、表示形式の変更だけで簡単に見栄えよくできます。しかし、70件近いレコードを、いちいち10,000で割ることは面倒なので、一括除算貼り付けで、万人単位の数値を取得することとします。
まず、表のヘッダ単位を「出生数(人)」から「出生数(万人)」に打ちかえた上で、どこかあいているセル(上の例ではセル番地D2)に除算すべき数値(この場合10000)を入力します。
セルD2を［コピー］して、クリップボードに10000という数値を置いた上で、除算貼り付けをしたい統計資料データの範囲を選択し、［ホーム］→［クリップボード］グループ→［形式を選択して貼り付け(S)...］→演算の［除算］を選択して［OK］を押下。
(人)単位で並んでいたすべてのレコードが、一括10000で割られた(万人)単位のレコードに変換されました。もし小数点が残るようなら、数値の表示形式で小数点以下を0桁表示とすれば、整数表示されます。
今回は除算の例を挙げましたが、同じように四則演算を使って、一括でレコードの単位を変えたい場面は、業務中いろいろと出てくるでしょう。たとえば、一律で100を乗じて百分率(%)の数値を整数化したい、とか、業務時間管理表上の勤務時間数に、一律で休憩1時間分を足して計算に使いたい、とか。四則演算貼り付けを覚えておけば、それまで小一時間かけていたような単純計算も、ボタン一括、数秒で解決できますよ。
これで、コピペすべき始末書の枚数も、何枚かは削減できそうですね。業務効率化と、ネット合コンの成功を心よりお祈り申し上げます。
