COUNT関数が、「数を数える(カウントする)」関数だということはご存じですよね。以前、せるワザ!でも「COUNTIFSで資料解析」の事例をご紹介しました。
しかし、COUNT関数には、兄弟・姉妹にあたるさまざまな派生型があり、そのちがいを理解して使い分けしている方は、それほど多くないのではないでしょうか?
今回は、COUNTやSUMなどの簡単な関数派生型をうまく活用して、営業データが並んだ台帳から、成績や効率を判断するための成績表を作成する事例についてご紹介します。
COUNT関数の種類
(1) COUNT関数; 書式 COUNT(値 1, [値 2], …)
※値の代わりに、範囲(A1:A20など)を指定することも可能です
※数値の入力されているセル数をカウントする(かぞえる)関数です
(2) COUNTA関数; 書式 COUNTA(値 1, [値 2], …)
※値の代わりに、範囲(A1:A20など)を指定することも可能です
※空白でないセルの個数をカウントする関数です
※数値以外に、文字列やスペース(空白)などもカウントします
(3) COUNTBLANK関数; 書式 COUNTBLANK(範囲)
※必ず範囲を指定します
※範囲内の、空白セルの個数をカウントする関数です
※COUNTAとは逆で、スペース(空白)はカウントしません
(4) COUNTIF関数; 書式 COUNTIF(範囲,検索条件)
※範囲、検索条件を複数指定する場合が 「COUNTIFS関数」
※指定範囲内で、検索条件に合致するデータが含まれるセルの数をカウントします
※検索条件には、数値ばかりでなく、””(ダブルクォーテーション)ではさまれた文字列や、等式・不等式などを指定することも可能です
※関数名のリンク先は、いずれもMicrosoft supportの解説ページ
これらは、すべてカウントする(数をかぞえる)ための関数ですから、正確な数が返されないと困ります。しかし、ビジネスの現場では、以下①②のような集計ミスがよくおこります。原因は、上にご説明したような各COUNT関数ごとの特性を、よく理解していない操作の場合が多いので、注意しましょう。
①レコード数20件の営業台帳、COUNT関数でレコード数をかぞえたら、19件でした。なぜでしょう?
レコードのうちの1つが、数値ではありませんでした(全角数字２という文字列でした)。
②経路欄(Web/電話/来店)未記入の空白セルが3つあるようですが、なぜかCOUNTBLANK関数でかぞえると2件でした。なぜでしょう?
空白に見える3つのセルのうち1つに、実はスペース(空白)という、目に見えない記号が入力されていました。
COUNT関数を使った営業分析はとても簡単！
それでは、この(架空の)営業台帳を、COUNT関数特性をうまく活用して、支店ごとに分析しなおしてみましょう(※全角数字などの文字列、空白スペースなどの誤データは、すべてクリーニングしてある前提で進めます)。
まずは、得意先区分(新規/既存)ごとの件数を集計します。
総件数は、=COUNTA(F2:F21)で「20件」とカウントされました。
次に、=COUNTIF(F2:F21,”新規”)と=COUNTIF(F2:F21,”既存”)で、得意先区分(新規/既存)ごとの件数内訳を割り出します。新規:既存=1:4、やはり新規顧客開拓はハードルが高いですね。
次に、得意先区分ごとに、どの経路から購入があったか、を調べました。
営業所が「経路」を記入していないブランク(不明)分は、=COUNTBLANK(G2:G21) で3件でした。
具体的な経路(Web/電話/来店)が記載されているものは、それぞれの件数を =COUNTIF(G2:G21,”来店”)、=COUNTIF(G2:G21,”電話”)、=COUNTIF(G2:G21,”来店”)で算出しています。
これをさらに「Web✖️新規」などのかけ合わせで件数カウントする場合、検索条件を複数指定できるCOUNTIFS関数の登場です。
=COUNTIFS(F2:F21,”新規”,G2:G21,”Web”)とすることで、「Web✖️新規」は4件あったことが判明しました。経路「不明」件数を算出するには、COUNTBLANK関数を使いたいところですが、この関数は検索条件を指定できませんので、他の経路件数をすべて算出した後、総件数からひき算します。
新規の注文は、全員がWebからのアクセスでした。やはりサイトで商品内容をじっくり読み込んでから注文を入れた、ということでしょうか?
最後に、同じ要領で、営業所ごとの成績表作りに取り組んでみましょう。
売上金額の部分のみ、=SUMIF(A2:A21,”営業所名”,E2:E21)で足し算をしていますが、それ以外のレコードは、上でみたようにCOUNTIFS関数で複数条件をかけ合わせてカウント(かぞえる)作業を行っています(注目したいレコードを、条件付き書式で色付けしています)。
総売上高だけで見ると、上野が1番、池袋が2番というランキング表が出来あがるだけですが、「実は中位の目白が、難易度の高い新規開拓で善戦している」とか、「駒込は、Webからの注文が1件もないが、常連さんからの電話注文だけで、成績中位のポジションを保っている」とか、意外な側面が読み取れないでしょうか?
まとめ
COUNT関数ブラザーズは、使い分けに注意が必要。ただし、上手に使えば多面的な営業分析に役立ちます。
営業所名が入るところを、担当者名に置き換えて、個人別成績表を作ることも、同じ計算式でできますね。表面的な売上数字の高低だけで判断・評価するよりも、一歩踏み込んだ営業戦略の立案ができるようになります。
ただし、冒頭のカウント・ミス事例でもご紹介したように、COUNT関数ブラザーズには、それぞれに異なる構文があり、間違えると正しくカウントしてくれません。カウントを間違えると、そもそも分析の前提条件を見誤ることになってしまいます。求める結果が、正しく速く得られるように、まずは各関数の役割と構文を、正しく理解するようにしましょう。
