表計算ソフトとクラウドストレージをIMAGE関数でひもづけてみましょう! 情報整理がススみます!!

各ソフトで、ユーザーから評判が高い関数や新機能が追加されると、競合する表計算ソフトが追随するケースも見られます。

たとえば、ExcelでVLOOKUP関数の進化系として、XLOOKUP関数がリリースされると、GoogleスプレッドシートもXLOOKUP関数に対応するようになりました。

せるワザの過去記事「Microsoft 365で使えるIMAGE関数は、Excelワークシート上で画像管理するのに便利」でExcelに”2022年夏に追加された新機能”とご紹介しましたが、実はIMAGE関数は、Googleスプレッドシートでは2019年に公開され、約3年間「ExcelではなくGoogleスプレッドシート【だけ】で使える便利関数」だったのです。

そこで今回は、条件付きながら、Googleスプレッドシート + Googleクラウドの組み合わせだけで使えるIMAGE関数活用法についてご紹介します。

IMAGE関数で、Web以外からの画像も整理・管理したいと思いませんか?

まず、仕事がデキるビジネス・パーソンの皆さんは、カメラを何に活用していますか?

コンパクト・デジタルカメラやフィルムカメラの時代には、人物・風景など「記念撮影」のガジェットだったかもしれませんが、スマートフォンと一体化した今は、「メモがわり」「情報記憶」の重要なツールではないでしょうか？

そうなると、「メモ」「情報」としての画像を、パソコンでも効率よく管理しておきたい!!というニーズが生まれます。たとえば、

電帳法（電子帳簿保存法）スキャナ保存に対応するための、紙レシートからのデータ、

日々の健康記録や食事内容などのメモ、

手書きのメモや備忘録などの情報です。

(※ご参考まで、サンプル画像を「全員共有」モードでGoogleドライブに格納したURLを追記しました。)

これらの画像情報を表計算ソフトで管理できたら、わざわざOneNoteやEvernoteなどのノートアプリを使わなくても、必要な画像情報に楽々アクセスできますよね。

これらの画像をクラウドストレージに格納すると、ファイル1つずつにURLが生成されますから、そのURLを使って、IMAGE関数で簡単に画像を呼び出せるのでは…? と期待に胸がふくらみます。

しかし!

真っ先に思い浮かぶ

「Microsoft Excel + OneDrive + IMAGE関数」の組み合わせでは、このような画像管理はできません。

参照;Microsoft Community「OneDrive上の画像URLリンクをExcelのセルに表示」

→結論;OneDriveのURLは、認証トークンを送らないといけないアクセス仕様のため、そのままではIMAGE関数で表示させることはできません。VBAもしくはOfficeスクリプトなどを使って、認証トークンを送る仕組みを作らなければいけません。

この代替手段として、

「Googleスプレッドシート + Googleドライブ + IMAGE関数」の組み合わせならば、条件付きながら、表計算ソフト上で簡単に画像管理ができるようになります。 その条件とは、「リンクを知る全員へ共有」の設定にすることです。

OneDriveでも「リンクを知る全員へ共有」設定はできますが、共有設定をしてもExcelのIMAGE関数でOneDrive画像を呼び出すことはできません。

GoogleドライブのURL命名規則を理解すれば、Googleドライブ上の画像をIMAGE関数でGoogleスプレッドシートへ、自動的に呼び出せます

ここからは、Googleスプレッドシートを使って説明を続けます。

こちらのYouTube動画もご参照ください。
「Googleスプレッドシート Googleドライブの画像をIMAGE関数で表示させる方法」

Googleドライブに格納した画像ファイルに付されるURLは

(1) https://drive.google.com/file/d/XXXXXXXX/view?usp=drive_link という文字列です。

XXXXXXXXの部分が、当該画像ファイルの固有ID。末尾の /view?usp=drive_link は、使用するブラウザや表示方法により異なる文字列になります

一方、GoogleスプレッドシートのIMAGE関数で引数とすべきURLは

(2) https://drive.google.com/uc?export=download&id=XXXXXXXXXX

(「id=XXXXXXXXと言うファイルを、ダウンロードしてエクスポートせよ」というコマンド付きURL)なので、(1)からファイル固有のURLのみ抜き出して、(2)のURL表現へと自動置換すればよいわけです。

たとえば、

このレシートのURLは https://drive.google.com/file/d/1JdyEsV5uljvdGKki3xTOMrq_63RvFDeb/view?usp=drive_link

ですから、ファイルID(バイト数不定)にあたる1JdyEsV5uljvdGKki3xTOMrq_63RvFDebだけを抜き出して、IMAGE関数へ渡すURL形式に置換します。

ここでも、Googleスプレッドシート【にしかない】正規表現置換関数「REGEXREPLACE関数」(※REGEXREPLACE( [ 置換したいセル ] , [ 正規表現 ] , [ 置換文字列 ] ))を使用すれば、1つずつ目視確認しなくとも、自動的にURLの置き換えが進められます。

Googleスプレッドシート固有の関数について、詳細な解説は省きますが、今回の場合、 =REGEXREPLACE(url,”https://drive.google.com/file/d/(.*)/view(.*)”,”https://drive.google.com/uc?export=download&id=$1“)とすることで、(1)のURLを、途中のIDが何バイトであっても、間違えることなく自動で(2)のURLへ置き換えてくれる働きをします。

あとは、(2)の形式になったURLを、GoogleスプレッドシートのIMAGE関数へ、引数として指定すれば、表計算ソフト上でクラウド画像情報を、容易に管理できるようになるわけです。

まとめ

Googleクラウド+Googleスプレッドシートなら、IMAGE関数で楽々画像を管理できます。ただし、セキュリティには難あり! 機微な情報upは控えましょう

最近、写真といえば、記念撮影じゃなくて、情報メモばっかり…、なんていう忙しいあなた。

せっかく撮りためた画像は、表計算ソフト上で、有意義に情報活用しましょうよ。

Excelではうまくできなくても、GoogleスプレッドシートのIMAGE関数ならできます。

ただし、Googleスプレッドシートで画像を共有するためには、画像自体に「リンクを知る全員へ共有」設定することが必須です。

当然、企業情報や機微なデータなどは一切取り扱えませんので、画像の有用性と閲覧権限の範囲を慎重に見きわめた上で、仮に”リンクURLが流出しても実害ナシ”な情報ならば、表計算ソフトで効率的に整理・管理してみませんか?