【利用者インタビュー】Excelマクロで手作業もミスもゼロに。顧客からの信頼も増しました!

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Excelマクロで手作業もミスもゼロに。顧客からの信頼も増しました!

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株式会社Uさま(教育系)
部署人数:5名前後
システムの内容:社内システム登録用のExcelマクロ化
制作期間:4週間程度

概算費用:15万円程度
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教育関係のデジタルコンテンツ配信を行う株式会社Uさま。
せるワザでは、データ管理に使用していたExcelファイルのマクロ化を行いました。
結果、これまで5人ほどで取り組んでいた仕事が、1〜2人いれば事足りるようになったと、嬉しいお声をいただきました。
すでに新しい業務改善システム作成に向け、リピートでのご依頼もいただいております。
インタビューでは、導入の理由や、開発を依頼するにあたってこだわったポイントについてうかがいました。

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せるワザが製作したシステムの概要を教えてください

株式会社U様

弊社は、デジタルコンテンツの配信を行っています。

配信にあたっては、コンテンツのタイトルや利用範囲などの概要を取りまとめたデータを、弊社所有のシステムに登録する必要があります。

このデータを所有しているのは弊社ではなく、コンテンツの中身を提供いただいている企業さま。

そのため、企業さまには一度Excelのファイルをお渡しし、内容をご記入いただきます。

その後弊社の側で、弊社システムが読みこめるフォーマットに変換し、システムに登録。

この一連の流れについて、企業さまの情報記入からフォーマット変換作業まで、一つのExcelファイル内で完結できるシステムを組んでいただきました。

Excelマクロで手作業もミスもゼロに。顧客からの信頼も増しました!
システムの外観イメージ(都合により掲載文字はボカしております)

システム導入前に悩んでいたことを教えてください

株式会社U様

先ほど、企業さまにご入力いただいたデータを、変換するというお話をしましたが……。

それまでは、データ内容を弊社社員が別途、手打ちで入力したのちに変換を行なっていたのです。

これは、4〜5人ほどが1カ月ほどかかりきりになって行うほどの大変な業務でした。 

これだけの人員を割いても、人が行うことですから、どうしてもミスは発生します。

また、顧客側でデータの更新や修正があった際に、反映ができないままシステムに登録してしまう、ということもありました。 

非効率的ですし、顧客からの信頼低下にもつながりかねず、悩んでいましたね。

システムの導入によって、業務の改善につながりましたか

株式会社U様

業務は大幅に改善しました。

まず、顧客から受け取ったデータをそのままシステムに登録できるので、そもそもミスが発生しなくなったんです。

また、システムに登録するデータも、受け取ったデータそのままですから、信頼性は高まりました

今は、データ受け取りからシステム登録まで、1〜2人で行えます。

結果的に、お客様にコンテンツを早く提供できるようにもなり、非常に満足しています。

現場の評価も好評で、移行もスムーズにできました。

また、データをいただく企業さまにも新システムについてアンケートを取りましたが、大きな不満点などは出てきませんでした。

システムの外観イメージ(都合により掲載文字はボカしております)

せるワザに依頼をした理由は

株式会社U様

一番大きな理由は、費用を抑えたかったことです。

今回は部署単位での業務効率化を目的とした発注ということもあり、大規模な経費や手間を割けなかったんです。

せるワザさんに依頼を検討したところ、予算内で開発が可能そうでしたので、依頼を決めました。

せるワザさんは、過去の実績や技能の程度についても公開されており、その点からも、安心してお任せできそうだと思いましたね。

開発中の、せるワザの対応を教えてください

株式会社U様

必要最低限の資料内容を提出後、すぐにシステムを作成いただけました。

依頼する側としては非常にやりやすかったですね。

やりとりについても、適宜オンラインミーティングを行なっていただいて、こちらの考えを伝えるにあたって大きな齟齬(そご)は発生しませんでした。

また、進捗の報告も定期的にいただけました。

前倒しでの納品もありがたかったです。

結果的には、依頼時の期待値を大幅に超えたご対応だったと思っています。

アフターケアについて教えてください

株式会社U様

基本的に、操作が難しくはなかったことと、こちらが依頼した通りのものを作成していただいたことから、手取り足取りレクチャーいただくような必要はなかったのですが……。

細かな不明点については臨機応変にご回答いただけたので、非常に助かりました。

回答は納品後でも行っていただけました。

アフターケアに関しては、かなりしっかりしている印象です。

システムについて、開発の依頼時にこだわったポイントは

株式会社U様

デジタルコンテンツという特性上、閲覧するデバイスが新たに増えたりといったことはしょっちゅう起こります。

その際にも、こちらがソースコードを触ったり、その都度せるワザさんに修正依頼を出さなくても済むように、項目の追加ができるマスターを作成していただきました。

また、企業さまがデータの修正や更新を行なった場合は、その部分が目立つようにもしていただきましたね。

そのほかにも、企業さまが入力する際に、ミスが出づらくなるような細かい設計を実装していただきました。

結果的に、現場の人間が使いやすく、また、状況の変化にも対応できるようなシステムを作っていただけたと思っています。

改善や、修正をしたい点はありますか?

株式会社U様

システムそのものに関しては、現時点では特にありません

ただ、今後、弊社のシステムそのものに変更点が出るかもしれません。

その場合は、作り直しをいただく必要が出てくるのかな……とも思っています。

また、今回はこだわらなかったのですが、今後、現場の要望次第によっては、デザインについてもう少し凝ったものを依頼することもあるかもしれません。

せるワザをおすすめしたい人は?

株式会社U様

弊社は、Excelを使った業務効率化システムを依頼しましたが……。

弊社のように、システムと顧客をつなぐ「中間地点」としてExcelを利用している企業さんって、多いと思います。

そういう企業にとって、せるワザさんは魅力的なサービスではないかなと思います。

中間地点として利用するわけですから、複雑なシステムは要らないわけですよね。

Excelマクロのように、各現場の人間によって必要な機能だけを備えたシステムを必要としているところは多いと思います。

費用の面からいっても、必要最低限の機能をExcelで作ったほうが、価格が抑えられるのは言うまでもありませんしね。

それから、うちは繁忙期に臨時で増員をするんです。

数カ月のみ働いていただく方に対して、弊社の利用している独自のシステムの使い方を一から覚えてもらうのは効率が悪い。

Excelであれば、教える側も、働く側も分かりやすいですね。

今後の展望をお聞かせください

株式会社U様

業務の効率化ができたことにより、社員にも余裕が生まれたのではないかな、と思っています。

すでに、別のシステムについても、せるワザさんに依頼を行なっています。

効率化できる部分についてはシステムを作っていただくことで、本来の目的である「より良いコンテンツの配信」に注力できるよう、環境を整えていきたいですね。

終わりに

価格の面や、現場で使いやすい実用的なシステムを考えた結果、Excelでのマクロを使ったシステムをせるワザまでご依頼いただいたU株式会社さま。

システムを利用することで、U株式会社さまの負担軽減になったのはもちろんのこと、U株式会社さまと関わりのある企業さまとの信頼関係の構築にも寄与できたのではないかと思っております。

せるワザでは、ExcelやAccessのシステム制作を請け負っております。

価格面を抑えられる
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