パワークエリなら、有料ソフトいらずで、PDFからExcelへ表を取り出せます!

投稿日 2023年9月25日
著者 root

せるワザ

以前、「スマホ＋Excelの組み合わせ」で紙レシートを電子保存する方法について解説しました。

その際に「PDFは画像じゃないから、同じ方法は使えませんよ!」と注釈しましたが、PDFだってExcelデータ化したいですよね。

電子メールやFTPサーバ経由などで、大量に受け取る請求書や領収書、納品書などは、送信元でPDFファイルに変換されていませんか?

(請求書などを.xlsxファイルで送ることは、ほとんどなくなりましたよね。)

請求書も従来型から適格請求書にかわり、事業者番号を正確にExcelへ転記したり、標準税率/軽減税率ごとに税額検算したり、帳票チェックがさらに複雑になってきました。

できれば、目視で手入力するのは、さけたいところ。

やはり、PDFを他のファイル形式へ変換する専用有料ソフトを導入しないと、ダメですかねぇ...。

そんなことはありません。

Microsoft365など一部バージョンのExcelでは、パワークエリで、「PDFからデータ取得」する機能が搭載されています。この機会に、ぜひパワークエリの操作性を、ちょっぴり体験してみませんか?

初心者にはとっつきにくいけれど、とても多機能で強力なパワークエリ

パワークエリ(Power Query)は、Excel2016以降へ標準搭載されるようになったツールです。

Excelリボンでは、［データ］→［データの取得と変換］という表記で、ソースデータの種類がアイコン化されています。

その名(Power Query;強力な問い合わせ(機能))のとおり、.xlsxや.csv以外にも、さまざまなデータをExcelへ取得し、変換できる便利なツールです。

しかしこのツールは、もともとExcel専用に開発されたものではありません。

AzureやPower BIといったシステムインテグレーター向け開発ツールとも連携できるように設計されているため、一般のMicrosoft Officeユーザーには、少々とっつきにくいデータベース用語も出現します。

とくに、パワークエリエディタは、操作になれるまでは、なかなか思いどおりにデータを取得できないもどかしさを感じるかもしれません。 Power Query全容を理解するためには、ブ厚い参考書を読みこむ必要がありますが、この記事では、ほんの入口部分

［データの取得］→［ファイルから(F)］→［PDFから(P)］ を使って、PDFの表データをExcelへ取得するところだけを、実際に操作してみましょう。

まず、Excelデータ・タブのリボンで、標準では一番左に配置されている［データの取得］アイコンをクリックします。

すると、「どこから(ソースデータを)取得するか?」に関して、

・ファイルから(F)

・データベースから(D)

・Azureから(A)

・Power Platformから(W)

・その他のデータソースから(O)

を選ぶことができます。

「ファイルから(F)」をクリックすると、さらに取得するファイル種類を選択できます。

・Excelブックから(W)

・テキストまたはCSVから(T)

・XMLから(X)

・JSONから(J)

・PDFから(P)

・フォルダーから(F)

とありますが、今回は［PDFから(P)］だけを取り上げます。

ためしに、PDFでメール受信した、以下のようなサンプル帳票をExcelへ取り込んでみましょう。

どこにでもありそうなビジネス帳票ですが、このようなPDFの表(文字)をコピーして、Excelワークシートにペーストしたら、くずれてしまった経験はありませんか？

たとえば左下の部分。

セル結合されていたような表を、単純にPDFコピー→Excelペーストすると、

ヘッダとデータがズレてしまうため、正確に再現させるためには、目視で手入力してしまった方が早いくらいです。

そこをうまくExcelで再現できるのが、パワークエリの強みです。

［データの取得］→［ファイルから(F)］→［PDFから(P)］

で、パワークエリエディタを起動しましょう。

Excelデータ化したいファイルを選択すると、ナビゲーターが立ち上がります。

表示オプションとして、PageとTableを選択することができます。

今回のサンプルPDFについては、ナビゲーターが、1ページを自動的に5つのテーブル(Table)に分割して、認識しています。

そこで、空白表は無視して、Excelデータ化の必要な3テーブルのみを選択し［データの変換］ボタンをクリックします。

パワークエリエディタに自動読み込みされた表を、エディタ上で整形(不要行削除、数値の表示形式変換)し、最後に左上の［閉じて読み込む］ボタンをクリックします。 ※じつは、このプロセスがパワークエリの一番重要、かつ初心者にとってむずかしい編集作業なのですが、エディタ操作方法については、機会を改めて、別の事例も参照しながらご説明します。